เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสำหรับ Notion

เบื่อกับความยุ่งยากที่ทุกคนในองค์กรของคุณใช้โปรแกรมแชร์เอกสารต่างกันหรือไม่? พร้อมที่จะสร้างวิธีแก้ปัญหาที่ดีกว่าสำหรับการจัดการประชุมและรายการสิ่งที่ต้องทำหรือยัง? หากคุณต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน คุณอาจเคยได้ยินเกี่ยวกับ Notion ว่าเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่เป็นไปได้

Notion คืออะไร?

Notion เป็นแอป เพิ่มประสิทธิภาพ และโซลูชันการจัดการงานที่ช่วยให้คุณและทีมของคุณสร้างรูปแบบการทำงานที่คุณต้องการได้ โดยไม่ต้องพยายามซิงค์แพลตฟอร์มต่างๆ ที่นี่เราจะมาดูทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในแพลตฟอร์ม Notion

เคล็ดลับ Notion สำหรับเพิ่มประสิทธิภาพ

ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงเวอร์ชัน

ลบสิ่งสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ? เราทุกคนเคยเจอ และถ้าคุณใช้ Notion คุณโชคดี เช่นเดียวกับเมื่อคุณทำงานใน Google Docs Notion ช่วยให้คุณเห็นการอัปเดตทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับหน้า หากคุณคลิกที่จุดสามจุดที่มุมขวาบนของแถบด้านข้างในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ จากนั้นเลือกประวัติหน้า คุณจะสามารถย้อนกลับไปดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดตั้งแต่สร้างเอกสาร

แชร์หน้า

หากคุณใช้ Notion ทำงานกับทีมของคุณ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการส่ง เอกสาร และสเปรดชีตผ่านอีเมล Google Drive หรือบริการแชร์อื่นๆ อีกต่อไป เมื่อคุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานดูหนึ่งในหน้าของ Notion ของคุณ เพียงคลิกแชร์ อีกฝ่ายจะสามารถดูเอกสารได้เหมือนกับเว็บไซต์ ต้องการทำงานร่วมกับอีกฝ่ายในเอกสารหรือไม่? คลิกตัวเลือก “แสดงลิงก์” หลังจากที่คุณคลิกแชร์ จากนั้นคุณจะสามารถเลือกได้ว่าบุคคลที่คุณแชร์ลิงก์ด้วยสามารถดู แก้ไข แสดงความคิดเห็น หรือทำซ้ำหน้าของ Notion ของคุณได้หรือไม่

สร้างสูตร

เบื่อกับการคำนวณด้วยตัวเองเมื่อคุณทำงานใน Notion หรือไม่? เช่นเดียวกับ Microsoft Excel และ Google Sheets Notion ให้คุณสร้างสูตรได้ ทำให้แผ่นงานของคุณคำนวณให้คุณ ไม่ว่าคุณจะทำแผ่นงานสำหรับเงินเดือนหรือทำงบประมาณส่วนตัว Notion มีเครื่องมือที่คุณต้องการเพื่อจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ด้วยทางลัดคีย์บอร์ดที่ง่าย Notion ทำให้มันง่าย แม้แต่สำหรับผู้เริ่มต้น

ล็อคหน้า

หากคุณแชร์หน้ากับกลุ่มและต้องการหยุดการแก้ไข คุณสามารถล็อคหน้าได้ง่ายๆ ในระบบ Notion ไปที่มุมขวาบนของหน้า คลิกรายการสลับ และเลือกตัวเลือกล็อคหน้า คุณยังมีตัวเลือกในการปลดล็อคหน้าหากคุณตัดสินใจว่าต้องการการแก้ไขกลุ่มเพิ่มเติม

สร้างสารบัญ

เมื่อคุณสร้างเอกสารขนาดใหญ่สำหรับกลุ่มคน การเพิ่มสารบัญสามารถเป็นวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบข้อมูลที่คุณต้องการ การสร้างสารบัญใน Notion นั้นง่ายมาก ก่อนอื่นคุณจะพิมพ์เครื่องหมายทับไปข้างหน้า จากนั้นเลือกสารบัญ ชุดลิงก์จะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถนำทางในเอกสารของคุณได้อย่างง่ายดาย

ตั้งค่าการเตือน

ชีวิตของคุณยุ่งเหยิง และอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามทุกสิ่งที่คุณต้องทำทุกวันเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดำเนินไป โชคดีที่การเตือนใน Notion สามารถทำให้การจัดการโครงการเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณในการจำว่างานใดที่ต้องทำให้เสร็จก่อนที่คุณจะสามารถก้าวไปข้างหน้ากับงานของคุณได้ ในการสร้างการเตือนใน Notion ก่อนอื่นให้ค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการตั้งค่าการเตือน จากนั้นพิมพ์สัญลักษณ์ @ ตามด้วยวันและเวลาที่คุณต้องการให้เตือน หากคุณต้องการเตือนสมาชิกคนอื่นในทีมของคุณเกี่ยวกับข้อมูล ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ อีกครั้งแล้วพิมพ์ชื่อของพวกเขาถัดจากการเตือนเดิม สิ่งนี้สามารถขจัดความจำเป็นในการใช้ Google Calendar หรือระบบปฏิทินอื่นๆ สำหรับการเตือน

ใช้การระบายสี

หากคุณชอบให้การทำงานของคุณมีการจัดระเบียบด้วยภาพเพื่อให้คุณรู้เสมอว่าทุกอย่างอยู่ที่ไหน การใช้บล็อกการระบายสีใน Notion เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการสร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่เหมาะกับคุณ บางคนชอบระบายสีโค้ดแต่ละโครงการ ในขณะที่คนอื่นใช้สีเพื่อระบุพื้นที่ของงานที่ต้องดำเนินการ (เช่น สีเขียวสำหรับพื้นที่ที่พร้อมใช้งาน สีเหลืองสำหรับพื้นที่ที่ต้องการงานเพิ่มเติมหรือการปรับปรุง และสีแดงสำหรับพื้นที่ที่ต้องการลบหรือปรับปรุงใหม่ทั้งหมด) คุณสามารถใช้สีเพื่อระบุหน้ารองและสามารถให้สมาชิกในทีมดูอย่างรวดเร็วว่าสิ่งใดที่ต้องทำ

ส่งออกหน้า

ทำงานกับลูกค้าหรือผู้ที่ยังไม่ได้ใช้ Notion? ไม่ต้องกังวล–คุณสามารถส่งออกเอกสารในรูปแบบไฟล์ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เพื่อให้ทุกคนทำงานจากหน้าเดียวกันได้จริงๆ เช่นเดียวกับการแชร์เอกสารใน Notion คุณจะเริ่มโดยการคลิกที่จุดสามจุดที่มุมขวาบนของหน้า จากนั้นเลือกส่งออก แล้วเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการ (คุณสามารถเลือกจาก PDFs, ไฟล์ HTML, Google Sheets หรือ CSV สำหรับผู้ที่ใช้ Excel)

สร้างหน้าแรก

คุณสามารถจัดระเบียบสิ่งที่คุณนำเสนอใน Notion ได้อย่างง่ายดายโดยการสร้างหน้าแรกที่ทำงานเหมือนเว็บไซต์ คุณจะสามารถเพิ่มลิงก์ที่ทำให้คุณและทีมของคุณเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายโดยไม่ต้องผ่านเอกสารและชีตทั้งหมดใน Notion หน้าต่างๆ เหล่านี้สามารถสร้างจากศูนย์หรือจากเทมเพลต Notion ที่มีอยู่แล้ว

สร้างรายการอ่าน

การสร้างรายการอ่านใน Notion ช่วยให้คุณติดตาม หนังสือ ที่คุณต้องการอ่านเพื่อพัฒนาตนเองทั้งในด้านธุรกิจและชีวิตส่วนตัว

ตั้งเป้าหมายที่ติดตามได้

การสร้างแผนภูมิเป้าหมายใน Notion สามารถช่วยให้คุณมั่นใจว่าคุณกำลังก้าวไปข้างหน้าในด้านการพัฒนาตนเองและธุรกิจ เมื่อคุณทำงานใน Notion เป็นประจำ คุณจะเห็นว่าคุณกำลังก้าวหน้าไปสู่เป้าหมายของคุณอย่างไร และมีโอกาสน้อยที่จะละเลยเป้าหมายเหล่านั้น

สร้างหน้าด้วยเทมเพลต Notion

ด้วยฐานข้อมูล Notion คุณสามารถสร้างหน้าที่ทั้งง่ายต่อการติดตามและดูดี เมื่อคุณคลิกที่ปุ่มเทมเพลตใน Notion คุณจะเห็นว่ามีตัวเลือกมากมายที่ตอบสนองความต้องการเฉพาะในซอฟต์แวร์ ไม่ว่าคุณจะมองหาเทมเพลตการประชุมหรือแผนที่เพื่อพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ เทมเพลตจะทำให้การตั้งค่าหน้า Notion ของคุณเป็นเรื่องง่ายสำหรับคุณและทีมของคุณ

ธีมมืดใน Notion

วิธีเปิดโหมดมืดใน Notion:

• ไปที่ 'การตั้งค่าและสมาชิก'
• เลือก ลักษณะ
• เปลี่ยนเมนูดรอปดาวน์เป็น 'มืด'

คุณยังสามารถกด ctrl+shift+L บน PC หรือ cmnd+shift+L บน Mac เพื่อเปิดโหมดมืดใน Notion อินเทอร์เฟซของคุณจะเปลี่ยนเป็นแอปที่ดูง่ายขึ้นและดวงตาของคุณจะขอบคุณ

ค้นหาอย่างรวดเร็วใน Notion

อีกหนึ่งบทเรียนที่มีประโยชน์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานกับ Notion คือการเรียนรู้วิธีการค้นหาอย่างรวดเร็ว เพื่อค้นหาหน้าใหม่ใน Notion อย่างรวดเร็ว:

• กด cmnd+P บน Mac หรือ ctrl+P บน PC
• จะมีเมนูด่วนปรากฏขึ้นที่จะแสกนหน้าทั้งหมดของคุณ

อ้างอิงหน้าอื่นหรือบุคคลโดยใช้สัญลักษณ์ @ ใน Notion

คุณสามารถลิงก์ไปยังหน้าอื่นได้โดยเพียงแค่พิมพ์สัญลักษณ์ '@' และเลือกหน้าที่คุณต้องการอ้างอิง คุณยังสามารถกล่าวถึงผู้ใช้และสมาชิกเฉพาะโดยพิมพ์สัญลักษณ์ '@' และเลือกชื่อของพวกเขา

หมายเหตุ: ทุกครั้งที่คุณกล่าวถึงบุคคล พวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนภายใต้แท็บ 'การอัปเดตทั้งหมด' ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ

สร้างคอลัมน์บล็อกใน Notion

Notion ช่วยให้คุณจัดระเบียบบล็อกเคียงข้างกันได้ ในการสร้างคอลัมน์บล็อกใน Notion:

• เลือกจุดสีเทาหกจุดทางด้านซ้ายของบล็อกหรือบล็อกที่คุณต้องการจัดระเบียบ
• ย้ายบล็อกที่เลือกไปด้านข้างของบล็อกที่คุณต้องการสร้างคอลัมน์เคียงข้างกัน
• เมื่อคุณเห็นเส้นแนวตั้งสีน้ำเงิน คุณสามารถคลิกออกไปได้

ทางลัดเครื่องหมายทับใน Notion

แทนที่จะเลือกไอคอนบวกหรือคลิกขวาเพื่อสร้างบล็อกใหม่ เพียงกด '/' และพิมพ์ชื่อบล็อกที่คุณต้องการสร้าง วิธีนี้จะช่วยให้คุณสร้างบล็อกใหม่ในเทมเพลตของคุณได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องใช้เมาส์

ปรับปรุงการทำงานใน Notion ของคุณด้วย Speechify

Speechify แปลงข้อความเป็นเสียงได้อย่างง่ายดาย ทำให้การติดตามเอกสารที่คุณและทีมของคุณกำลังทำงานใน Notion เป็นเรื่องง่าย ไม่จำเป็นต้องนั่งที่คอมพิวเตอร์ของคุณด้วย Speechify ห้องสมุดไฟล์เสียงของคุณจะซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณโดยอัตโนมัติ ตั้งแต่ Android ถึง iPhone และอื่นๆ ทำให้คุณสามารถติดตามข้อมูลได้ทุกที่

คำถามที่พบบ่อย

Notion ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้หรือไม่?

ต่างจากแอปยอดนิยมอื่น ๆ เช่น Evernote, Slack และ Trello, Notion เป็นมากกว่าแอปจดบันทึกและการสื่อสารง่าย ๆ คุณสามารถสร้างโซลูชันการเพิ่มประสิทธิภาพที่ครอบคลุมสำหรับชีวิตของคุณได้ใน Notion ฉันเคยเขียนเกี่ยวกับการสร้างตัวติดตามนิสัยใน Notion และยังคงใช้มันเพื่อติดตามการออกกำลังกาย บันทึกไดอารี่ และรวบรวมงานเขียนของฉัน ที่จริงแล้ว ฉันกำลังเขียนบล็อกโพสต์นี้ใน Notion ตอนนี้เลย 

Notion ใช้งานได้บนโทรศัพท์ Apple หรือ Samsung ของฉันหรือไม่?

Notion มีทั้งแอปบนเดสก์ท็อปและมือถือ ทำให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลได้ทุกที่ แอปบนมือถือมีให้บริการทั้งบนแพลตฟอร์ม Android และ iOS