Slack là gì?
Slack là một nền tảng dựa trên đám mây được thiết kế để cải thiện giao tiếp và cộng tác theo thời gian thực giữa các thành viên trong nhóm. Hãy tìm hiểu những mẹo Slack cơ bản để vượt qua tuần đầu tiên thật suôn sẻ. Thực chất, đây là một không gian làm việc số nơi bạn có thể gửi tin nhắn trực tiếp, tạo hoặc tham gia các kênh Slack liên quan đến từng dự án hoặc đội nhóm khác nhau, và chia sẻ tệp một cách dễ dàng. Tuy nhiên, Slack không chỉ là một công cụ nhắn tin đơn thuần; nó còn mang lại hàng loạt ứng dụng, tích hợp và các tính năng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng hiệu suất của bạn.
Cần chuẩn bị gì trước khi sử dụng Slack?
Trước khi có thể bắt đầu sử dụng Slack, bạn cần tạo một tài khoản Slack. Quy trình rất đơn giản: truy cập trang web của Slack, nhấn vào “Bắt đầu” và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Sau khi tài khoản đã được tạo, hãy tải ứng dụng Slack về thiết bị của bạn. Ứng dụng này có sẵn cho Windows, Mac và các thiết bị di động. Việc cài đặt ứng dụng sẽ giúp bạn nhận thông báo Slack, đảm bảo bạn luôn nắm được tình hình trong nhóm.
Bắt đầu làm quen với Slack như thế nào?
Cách tốt nhất để bắt đầu sử dụng Slack là làm quen với giao diện của ứng dụng. Bạn sẽ thấy thanh bên trái chứa các kênh, tin nhắn trực tiếp và ứng dụng của mình. Bạn có thể tùy chỉnh thanh bên này theo ý thích. Một trong những mẹo Slack cho người mới là ghim các kênh và đoạn chat quan trọng lên đầu thanh bên để dễ truy cập.
Khi đã quen với bố cục, hãy thử gửi một tin nhắn. Nhấn vào tên kênh hoặc đoạn chat trực tiếp, nhập tin nhắn ở ô phía dưới cùng (gọi là trường tin nhắn), rồi nhấn Enter để gửi. Bạn có thể làm sinh động thêm tin nhắn của mình bằng emoji, gif (nhờ tích hợp Giphy) và các kiểu định dạng khác nhau.
Mẹo hay nhất khi dùng Slack là gì?
Một trong những mẹo hay nhất với Slack là thành thạo “nghệ thuật nhắn tin” trên Slack. Một tin nhắn được soạn kỹ càng sẽ tạo nên khác biệt trong giao tiếp hiệu quả. Hãy học cách dùng định dạng để nhấn mạnh ý chính, dùng emoji để phản hồi nhanh, và ghim những tin quan trọng lên đầu kênh.
Phím tắt trên bàn phím cũng là “vũ khí thay đổi cuộc chơi” trong Slack. Bằng cách nhấn “Ctrl” hoặc “Alt” cùng các phím khác, bạn có thể thao tác nhanh hơn, như gửi tin mới, chuyển đổi giữa các kênh chưa đọc hoặc thậm chí đặt lời nhắc. Ví dụ, nhấn “Ctrl” + “K” sẽ mở cửa sổ pop-up để chuyển nhanh giữa các cuộc trò chuyện.
Có thể làm gì thú vị với Slack?
Slack cung cấp nhiều tính năng nâng cao. Ví dụ, bạn có thể tích hợp Google Drive để chia sẻ tệp dễ dàng, đồng bộ Google Calendar để nhận nhắc nhở cuộc họp. Bạn còn có thể thiết lập Slackbot - trợ lý AI tích hợp sẵn - để trả lời câu hỏi thường gặp hoặc đặt lời nhắc.
Ngoài ra, thư viện ứng dụng của Slack có rất nhiều app và tích hợp giúp mở rộng chức năng của nền tảng. Bạn có thể thêm các app quản lý dự án, phê duyệt công việc, hoặc các ứng dụng giải trí như Giphy.
Làm thế nào để nâng cao kỹ năng dùng Slack?
Chìa khóa để nâng cao kỹ năng dùng Slack là mạnh dạn thử nghiệm các tính năng và chức năng của nó. Hãy thử sử dụng các lệnh gạch chéo (slash command), đây là những phím tắt bạn gõ trực tiếp vào ô nhập tin. Ví dụ, “/mute” giúp bạn tắt thông báo kênh và “/DND” kích hoạt chế độ Không làm phiền, tạm ngừng thông báo trong khoảng thời gian xác định.
Đừng quên tận dụng tính năng tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể tìm lại tin nhắn hoặc tệp bằng cách nhập từ khóa vào ô tìm kiếm ở góc trên bên phải. Ngoài ra, hãy khám phá mục “Đã lưu”, nơi bạn có thể đánh dấu lại các tin nhắn hoặc tệp để xem sau, như một danh sách việc cần làm tiện lợi.
Những điều không nên làm trên Slack?
Hạn chế gửi những tin nhắn không cần thiết hoặc không liên quan để các kênh luôn tập trung và hiệu quả. Ngoài ra, không nên gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc hoặc khi ai đó đã bật chế độ “Không làm phiền”. Cuối cùng, đừng lạm dụng tính năng thông báo của Slack; hãy nhớ rằng không phải tin nhắn nào cũng cần mọi người chú ý ngay lập tức.
Những quy tắc cơ bản khi dùng Slack là gì?
Có một vài quy tắc cơ bản bạn nên nhớ khi sử dụng Slack:
- Giữ nội dung đúng chủ đề: Mỗi kênh Slack nên có một chủ đề cụ thể. Đừng làm lệch hướng cuộc trò chuyện bằng những vấn đề không liên quan.
- Sử dụng @mention hợp lý: Chỉ nên @mention ai đó khi thực sự cần họ xem một tin nhắn cụ thể. Nếu lạm dụng sẽ gây quá tải thông báo.
- Tôn trọng quyền hạn: Hãy tôn trọng các quyền được thiết lập bởi quản trị viên. Một số kênh hoặc tính năng có thể bị giới hạn với một số người dùng Slack nhất định, và điều đó đều có lý do.
- Lưu ý múi giờ: Nếu nhóm của bạn làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau, hãy để ý điều này khi gửi tin nhắn.
Quy tắc ứng xử cơ bản trên Slack
Thực hành các quy tắc ứng xử đúng mực trên Slack sẽ giúp tạo nên một môi trường tích cực và hiệu quả cho tất cả thành viên trong nhóm:
- Sử dụng emoji phản hồi phù hợp: Một emoji “thích” là cách nhanh gọn để xác nhận tin nhắn mà không làm kênh bị ngập các thông báo kiểu “ok” hoặc “đã nhận”.
- Giữ tác phong chuyên nghiệp: Dù Slack có giao diện thân thiện, vui vẻ (xin chào emoji và gif!), hãy nhớ đây vẫn là môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Nhớ chế độ “Không làm phiền”: Hãy sử dụng chức năng “Không làm phiền” ngoài giờ làm việc, và cũng tôn trọng khi người khác bật tính năng này.
- Giao tiếp ngắn gọn: Ưu tiên thông tin rõ ràng, súc tích. Cố gắng truyền đạt trong ít từ nhất có thể.
- Đừng “bặt vô âm tín”: Nếu bạn bận và chưa thể trả lời tin nhắn ngay, hãy đặt trạng thái Slack để báo là bạn đang bận.
Bằng cách nắm vững những điều cơ bản này và áp dụng các mẹo Slack trên, bạn có thể biến Slack từ một công cụ nhắn tin đơn thuần thành trợ thủ đắc lực giúp tăng năng suất.
