Les voix off pour IVR ne sont pas si compliquées. Et, avec le Guide Ultime des Voix Off pour les Systèmes de Messagerie Vocale Interactive, nous pouvons rendre cela encore plus facile.

Les systèmes de messagerie vocale interactive, également connus sous le nom de systèmes IVR, existent depuis un certain temps, et les systèmes IVR à plusieurs niveaux sont encore principalement utilisés pour le routage des appels et la gestion des appels entrants et des files d'attente par différents types d'entreprises. Ce type de système aide à gérer la distribution des appels et à maintenir le flux des appels, ainsi qu'à réduire les temps d'attente, ce qui améliore l'expérience client. Les voix off pour les systèmes IVR aident également à orienter les nouveaux appelants vers le bon service.

Ces systèmes téléphoniques combinent les technologies TTS ou des messages préenregistrés standard avec DTMF (fréquence vocale double) et sont rendus possibles par la technologie CTI.

Essentiellement, le rôle de ces systèmes est de fonctionner comme un ACD et d'accueillir les appelants dans l'appel téléphonique ou d'interagir avec eux à la place d'un agent réel, en les gardant en ligne et en leur fournissant des informations. Le système de messagerie vocale automatisé aide également au fonctionnement des centres de distribution d'appels automatisés. 

Il est compréhensible que les voix off pour IVR (réponse vocale interactive) soient très importantes. Après tout, elles font tout le discours — littéralement. Il est donc crucial que cet assistant automatique ait le bon ton. Mais comment y parvenir ? Et comment réaliser une voix off pour IVR en premier lieu ? Eh bien, ce guide vous guidera à travers tout cela et bien plus encore, alors restez avec nous pour tout apprendre à ce sujet.

Qu'est-ce que la messagerie vocale interactive (IVMS) ?

Nous avons brièvement abordé les systèmes IVR, mais allons plus en détail avec IVR et IVMS. Comme nous l'avons déjà mentionné, les systèmes de réponse vocale interactive fonctionnent essentiellement comme des agents automatisés.

Il vous suffit d'utiliser les options de menu IVR ou IVMS et de choisir celle qui vous intéresse. C'est un peu comme parler à un agent réel, bien sûr, à condition que tout fonctionne correctement. Un système IVR doit être bien conçu.

Cela inclut d'avoir un message facile à comprendre, informatif et également agréable à écouter. Si ces conditions sont remplies, cela conduira à des taux de satisfaction client plus élevés et facilitera la gestion de la relation client (CRM). 

Qu'est-ce que la reconnaissance vocale interactive (IVR) ?

Comme nous l'avons mentionné, la reconnaissance vocale interactive est une forme d'accès au menu IVR. Certains programmes sont conçus de manière à permettre au client d'interagir simplement en utilisant sa voix. C'est très facile et cela vous évite l'effort d'utiliser le menu.

Les systèmes IVR sont généralement utilisés pour gérer un volume d'appels élevé à un coût minimal. Ils sont très interactifs et, comme nous l'avons mentionné, vous évitent la peine de parler à un agent réel.

Cependant, lorsque la résolution au premier appel ne fonctionne pas, les clients qui passent des appels entrants peuvent avoir besoin que l'assistant automatique les transfère à un véritable agent de centre de contact, il est donc important que tout se passe bien. Après tout, un IVR a besoin d'un système, d'une base de données, d'équipements téléphoniques et de sa propre infrastructure pour fonctionner.

De nos jours, la technologie IVR peut faire beaucoup pour vous. Cela inclut de vous notifier sur les soldes de compte, d'accéder aux informations de compte, de configurer ou de modifier des codes PIN ou des mots de passe, de rechercher des informations, d'effectuer des paiements et de transférer des fonds, et ainsi de suite.

Une autre partie clé de l'IVR est le menu mentionné précédemment. C'est un système de réponse qui permet aux clients d'opérer le système IVR, et il gère les appels des clients. Vous pouvez y accéder avec une simple méthode de clavier à touches ou y accéder avec votre voix, selon la programmation.

Préparer votre projet de voix off

Avant de vous lancer dans votre travail IVR pour un système VoIP, vous devez faire deux choses principales : comprendre à qui vous vous adressez et rédiger un script convaincant.

Tout d'abord, considérez qui interagira avec votre travail IVR. Sont-ils familiers avec le logiciel de centre ou est-ce leur première utilisation d'un tel système ? Quelles sont leurs préférences ? Comment communiquent-ils ? Ces informations sont cruciales, surtout si votre voix off est intégrée dans des systèmes CRM sur site.

Par exemple, si votre public cible est plus jeune, une voix amusante et dynamique pourrait être appropriée. Cependant, pour un cadre professionnel, un ton plus sérieux pourrait être plus adapté. Choisir la bonne voix garantit que votre message résonne avec l'auditeur, simplifiant ainsi son expérience.

Rédiger un bon script

Ensuite, le script, un élément essentiel si vous souhaitez simplifier le parcours de l'utilisateur à travers votre système VoIP ou IVR. Pensez-y comme à la feuille de route pour votre enregistrement VR. Il doit être clair et concis.

Réfléchissez aux questions courantes ou aux informations que les utilisateurs pourraient rechercher et assurez-vous que votre script y répond. Utilisez un langage simple, comme si vous parliez à un ami. Cette approche garantit clarté et facilité de compréhension, surtout lorsqu'il est intégré à un logiciel de centre.

Lors de la rédaction de votre script, indiquez où l'accent doit être mis, où faire une pause, ou où une émotion particulière doit être transmise. Ces indications aident l'artiste voix-off à livrer le contenu efficacement, améliorant ainsi l'expérience utilisateur.

Avec une bonne compréhension de votre public et un script bien préparé, vous êtes prêt à vous lancer dans votre projet de voix-off. Que ce soit pour des systèmes sur site ou des VoIP basés sur le cloud, la première interaction des utilisateurs est souvent à travers votre enregistrement vocal. Assurez-vous que ce n'est pas juste un accueil, mais une bienvenue chaleureuse et informative !

Les avantages et inconvénients de l'utilisation de l'IVMS

Il y a plusieurs avantages importants en ce qui concerne l'IVMS. Un avantage particulièrement essentiel est la capacité d'optimiser la disponibilité, même en dehors des heures de bureau habituelles.

Permettre l'auto-service permet également d'économiser de l'argent et du temps pour l'entreprise, car elle peut orienter ses employés vers des projets plus complexes au lieu de les faire passer leur temps au centre d'appels à répondre à des questions simples. L'IVMS peut également être utile lorsque le client n'est pas en mesure de parler au téléphone.

Cependant, il y a aussi des inconvénients aux systèmes IVMS. Ils peuvent économiser de l'argent, mais selon les besoins spécifiques d'une entreprise, l'intégration de l'IVMS pourrait coûter plus cher qu'un centre d'appels. De plus, ils ne donnent pas toujours aux clients les réponses dont ils ont besoin, les laissant mal informés ou confus.

Contrairement à l'IVR, qui permet aux clients de laisser un message ou de planifier un rappel en donnant leur numéro de téléphone ou même d'obtenir les informations dont ils ont besoin, l'IVMS peut être plus complexe. De plus, l'IVMS n'est pas capable de vous transférer au bon service en cas d'erreur lors de la direction d'un appel, car il se résume essentiellement à un échange de SMS.

Comment utiliser Speechify pour vos besoins de voix-off

Speechify est un service de synthèse vocale qui peut transformer n'importe quel format de texte en enregistrement audio. Avec Speechify, vous pouvez transformer des PDF, Google Docs, des articles, et même des livres en fichiers audio en seulement quelques minutes en temps réel.

Speechify dispose d'une vaste collection de voix différentes qui sonnent réalistes et agréables à écouter. Il propose également une variété de langues différentes, ce qui le rend viable pour les utilisateurs non anglophones également. Speechify propose aussi des prix très abordables et est disponible sur presque tous les appareils.

C'est pourquoi les services TTS, comme Speechify, peuvent être la solution parfaite pour l'automatisation des messages vocaux dans les cas d'utilisation IVR. De plus, Speechify peut également être utilisé si vous avez besoin d'un enregistrement vocal à diffuser pendant les temps d'attente.

Surtout, ces lecteurs TTS sont idéaux pour les systèmes IVR, car ils sont généralement dotés de voix très réalistes qui peuvent rassurer et informer les gens. Ou, au moins, ils les gardent en ligne jusqu'à ce qu'ils soient prêts à être transférés à un opérateur de centre d'appels.

Comment Speechify peut-il vous aider avec vos besoins IVM ?

L'IVM inclut différentes méthodes de diffusion vocale soutenues par l'externalisation automatisée et les systèmes téléphoniques. Et, les voix de Speechify sont si polyvalentes que vous pouvez les utiliser pour tous types de systèmes de messagerie vocale interactive.

Spécifiquement, Speechify et des outils similaires sont excellents pour les besoins de diffusion vocale personnalisée et de voix-off pour l'enregistrement d'appels grâce à leur abordabilité et leur polyvalence. Les tarifs sont, encore une fois, abordables, ce qui est une excellente affaire pour les petits entrepreneurs cherchant à économiser leur budget.

Comme nous l'avons mentionné, l'auto-service est pratique et important, et Speechify peut également vous aider à cet égard. De plus, vous n'avez pas à vous soucier de la disponibilité des langues lorsque vous recherchez le fournisseur de voix-off parfait, car Speechify propose de nombreuses langues parmi lesquelles vous pouvez choisir. C'est formidable car de nombreux centres de contact s'adressent à une large base de clients.

Speechify est également excellent car vous pouvez parcourir et écouter les différentes voix avant de décider, ce qui vous permet de prendre votre temps pour choisir la voix parfaite pour vos besoins IVM. Enfin, les voix sont très réalistes, et les options de langue naturelle sont excellentes, améliorant l'expérience client et l'utilisation.

FAQ

Quel est le meilleur système IVR ?

Parmi les meilleurs logiciels IVR actuellement disponibles, on trouve VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk et CloudTalk.

Pourquoi utiliser les IVMS ?

Un IVMS peut être particulièrement utile lors des périodes de fort volume d'appels, permettant aux clients d'obtenir les informations dont ils ont besoin grâce à l'auto-service.

Quelles sont les meilleures pratiques IVR ?

Il existe plusieurs pratiques qui peuvent améliorer l'utilisation de l'IVR et l'expérience client. Par exemple, rendre les options faciles à comprendre, avoir une voix humaine, offrir au client la possibilité de se connecter à un opérateur de centre d'appels, avoir un temps d'attente promotionnel, encourager les utilisateurs à se connecter à d'autres canaux, et offrir à l'appelant à la fois l'IVR et l'IVMS.