Verslui vis labiau skaitmenizuojantis, tinkamai parinkta telefono sistema mažai įmonei yra būtinybė. Ji turi užtikrinti sklandų susirašinėjimą, balso paštą, vaizdo konferencijas, skambučių įrašymą, nukreipimą, peradresavimą ir kt. Nesvarbu, ar renkatės debesyje veikiantį sprendimą, ar tradicinį stalinį telefoną, sistema turi patikimai veikti ir biure, ir mobiliuosiuose įrenginiuose.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis įmonės telefono sistemą
Renkantis mažos įmonės telefono sistemą, svarbu įsivertinti kelis dalykus. Ieškokite sprendimo, kuris atlaikytų jūsų skambučių srautą, turėtų automatinį sekretorių efektyviam valdymui ir patikimą klientų aptarnavimą. Sistema turi lengvai integruotis su verslo įrankiais, tokiais kaip Salesforce, Microsoft, Google Workspace, palaikyti vaizdo skambučius, SMS ir turėti mobiliąją programėlę iOS ir Android įrenginiams – komunikacija turi būti vientisa nepriklausomai nuo naudotojų skaičiaus.
Kiek telefono linijų reikia mažai įmonei, priklauso nuo darbo pobūdžio. Paprastai rekomenduojama turėti tiek linijų, kiek komandos narių vienu metu gali skambinti – tiek išoriniams, tiek vidiniams skambučiams komandos bendravimui ir koordinavimui.
PBX ir VoIP sistemų supratimas
PBX (vidinis telefono centras) – tai įmonės vidinis tinklas, leidžiantis nukreipti, peradresuoti skambučius ir kurti skambinančiųjų grupes. Sistema gali būti įdiegta vietoje arba debesyje. PBX sistemų privalumai mažoms įmonėms – platus funkcionalumas, galimybė naudoti IP, analoginius ar tradicinius telefonus ir programinius telefonus (softphone).
Tuo tarpu VoIP (Voice Over Internet Protocol) skambučiams naudoja internetą. Ji palaiko tiesioginius balso skambučius, neribotus skambučius, vaizdo susitikimus, SMS, o dažnai siūlomos ir balso pašto el. paštu bei balso pašto į tekstą funkcijos.
PBX ar VoIP: kas geriau?
Pasirinkimas tarp PBX ir VoIP priklauso nuo įmonės poreikių. PBX suteikia daugiau kontrolės ir stabilesnę ryšio kokybę, labiau tinka didesnėms įmonėms su nuolatiniu biuru.
VoIP sistemos lankstesnės ir dažniausiai pigesnės startuojant. Jos idealiai tinka nuotoliniu būdu dirbančioms komandoms – skambinti galima per programėlę ar telefoną. VoIP užtikrina paprastą plėtrą ir daug papildomų funkcijų.
8 geriausios mažų įmonių telefono sistemos
1. RingCentral: Viskas viename – telefonas, vaizdo pokalbiai, komandos žinutės, integracija su CRM ir tarptautiniai skambučiai.
2. Nextiva: Debesyje veikianti sistema, puikus klientų aptarnavimas, išplėstinis skambučių valdymas, patikima JAV ir Kanadoje.
3. Ooma: Išsiskiria puikia skambučių kokybe, siūlo virtualią sistemą, nemokamą ir vietinį numerį.
4. Dialpad: AI valdomos balso ir žinučių paslaugos, integracijos su Google Workspace ir Salesforce.
5. Vonage: Stiprios mobilios ir kompiuterio programos, patikima VoIP paslauga, daug skambučių funkcijų.
6. Grasshopper: Puikiai tinka savininkams ir smulkiems verslininkams – verslo numeris jūsų mobiliuosiuose telefonuose.
7. GoTo Connect: Siūlo derinį – VoIP verslui ir vaizdo konferencijas.
8. Microsoft Teams: Nors tai komandos bendradarbiavimo įrankis, Teams siūlo ir skambučių funkcijas bei integraciją su visa sistema.
Tinkamos telefono sistemos pasirinkimas prasideda nuo aiškaus įmonės poreikių supratimo ir sistemos galimybių palyginimo. Verslo savininkai turėtų įvertinti linijų poreikį, integracijos galimybes su naudojamomis programomis ir teikiamo klientų aptarnavimo lygį. Ar labiau tiks PBX, ar VoIP, priklausys nuo veiklos specifikos ir to, kaip realiai bus naudojama sistema.
Atminkite, svarbu ne tik skambučiai. Telefonų sistema gali ženkliai pagerinti komunikaciją – siūlyti komandos žinutes, vaizdo konferencijas, balso paštą el. paštu ir CRM integracijas. Vertingiausios yra tos, kurios siūlo daugiausiai funkcijų, pritaikytų būtent jūsų įmonei. Skirkite laiko analizei ir tikrai rasite tinkamiausią sprendimą.
