Khi thế giới kinh doanh ngày càng số hóa, việc lựa chọn hệ thống điện thoại phù hợp là điều sống còn với các doanh nghiệp nhỏ. Hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất nên cung cấp nhắn tin mượt mà, hộp thư thoại, hội nghị video, ghi âm cuộc gọi, phân phối cuộc gọi, chuyển tiếp cuộc gọi và nhiều tính năng khác. Dù bạn chọn dịch vụ điện thoại trên nền tảng đám mây hay điện thoại cố định truyền thống, hệ thống vẫn cần kết nối tốt với tổng đài văn phòng và hỗ trợ đầy đủ các chức năng trên thiết bị di động.
Tiêu Chí Lựa Chọn Hệ Thống Điện Thoại Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
Khi lựa chọn hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp nhỏ, có nhiều yếu tố cần cân nhắc. Hãy tìm một hệ thống có khả năng xử lý lưu lượng cuộc gọi của doanh nghiệp, tích hợp tổng đài tự động để quản lý cuộc gọi hiệu quả và có dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tâm. Hệ thống điện thoại cũng nên dễ dàng tích hợp với các công cụ doanh nghiệp phổ biến như Salesforce, Microsoft và Google Workspace, đồng thời hỗ trợ cuộc gọi video, SMS và có ứng dụng di động cho thiết bị iOS và Android, đảm bảo giao tiếp hợp nhất bất kể số lượng người dùng.
Số lượng đường dây điện thoại mà một doanh nghiệp nhỏ cần có thể rất khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có đủ đường dây để đáp ứng số lượng cuộc gọi đồng thời mà các thành viên trong nhóm thực hiện. Điều này bao gồm cả cuộc gọi ra ngoài lẫn liên lạc nội bộ để nhắn tin và phối hợp công việc trong nhóm.
Tìm Hiểu Hệ Thống PBX và VoIP
Hệ thống PBX (Private Branch Exchange) là một mạng điện thoại nội bộ trong doanh nghiệp cho phép phân phối cuộc gọi, chuyển cuộc gọi và tạo nhóm đổ chuông. PBX có thể được lắp đặt tại chỗ hoặc vận hành trên nền tảng đám mây. Lợi ích của hệ thống PBX cho doanh nghiệp nhỏ bao gồm khả năng mở rộng linh hoạt, nhiều tính năng nâng cao và khả năng kết hợp sử dụng điện thoại IP, điện thoại truyền thống hoặc phần mềm gọi điện trên máy tính.
Ở chiều ngược lại, hệ thống điện thoại VoIP (Voice Over Internet Protocol) sử dụng kết nối Internet của bạn để thực hiện cuộc gọi. VoIP hỗ trợ cuộc gọi thoại thời gian thực, gọi không giới hạn, họp video và nhắn tin văn bản, thường đi kèm các tính năng như chuyển hộp thư thoại sang email và chuyển đổi hộp thư thoại thành văn bản.
PBX vs VoIP: Lựa chọn nào tốt hơn?
Việc lựa chọn giữa hệ thống điện thoại PBX và VoIP phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. PBX mang đến khả năng kiểm soát tốt hơn đối với liên lạc và chất lượng cuộc gọi. Hệ thống này thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn đã có văn phòng cố định.
Ngược lại, hệ thống VoIP mang lại sự linh hoạt cao hơn và thường giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu. Hệ thống này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa, cho phép nhân viên gọi điện qua ứng dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động. Dịch vụ VoIP cũng dễ dàng nâng cấp, mở rộng và bổ sung thêm nhiều tính năng mới.
8 Hệ Thống Điện Thoại Tốt Nhất Cho Doanh Nghiệp Nhỏ
1. RingCentral: Giải pháp tất cả trong một với các tính năng gọi điện, video và nhắn tin nhóm mạnh mẽ, tích hợp CRM và khả năng gọi quốc tế.
2. Nextiva: Hệ thống điện thoại dựa trên đám mây với dịch vụ chăm sóc khách hàng xuất sắc, tính năng quản lý cuộc gọi nâng cao và độ ổn định cao trên toàn nước Mỹ và Canada.
3. Ooma: Nổi tiếng với chất lượng cuộc gọi vượt trội, cung cấp các dịch vụ điện thoại doanh nghiệp như hệ thống điện thoại ảo, số điện thoại miễn phí và số điện thoại địa phương.
4. Dialpad: Cung cấp dịch vụ thoại và nhắn tin tích hợp AI, tương thích với Google Workspace và Salesforce.
5. Vonage: Được biết đến với các ứng dụng di động và máy tính mạnh mẽ, Vonage mang tới dịch vụ VoIP chất lượng với nhiều tính năng gọi điện tiên tiến.
6. Grasshopper: Lý tưởng cho chủ doanh nghiệp nhỏ và doanh nhân, cung cấp số điện thoại doanh nghiệp ngay trên điện thoại di động cá nhân.
7. GoTo Connect: Cung cấp dịch vụ VoIP cho doanh nghiệp kết hợp với giải pháp hội nghị video.
8. Microsoft Teams: Dù chủ yếu là công cụ cộng tác nhóm, Teams cũng tích hợp thêm tính năng gọi điện, nằm trong một hệ thống giao tiếp toàn diện.
Chọn hệ thống điện thoại phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ là câu chuyện hiểu rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và mức độ đáp ứng của từng dịch vụ. Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ số lượng đường dây cần dùng, khả năng tích hợp hệ thống với phần mềm và quy trình sẵn có, cũng như chất lượng hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp. Hệ thống PBX hay VoIP phù hợp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào đặc thù hoạt động và mục đích sử dụng của từng doanh nghiệp.
Hãy nhớ, đây không chỉ đơn thuần là chuyện gọi điện. Hệ thống điện thoại còn giúp nâng tầm giao tiếp trong doanh nghiệp, mang lại các tính năng như nhắn tin nhóm, hội nghị video, chuyển hộp thư thoại sang email và tích hợp CRM. Hệ thống điện thoại doanh nghiệp nhỏ tốt nhất là hệ thống mang đến đầy đủ tiện ích và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn. Vì vậy, hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ, chắc chắn bạn sẽ chọn được giải pháp sát nhất với doanh nghiệp mình.
