S rastúcou digitalizáciou podnikania je výber správneho telefónneho systému pre malú firmu kľúčový. Najlepší systém musí podporovať bezproblémové správy, hlasovú schránku, videohovory, nahrávanie a presmerovanie hovorov a ďalšie funkcie. Či už potrebujete cloudovú službu alebo klasický stolový telefón, mal by byť dobre prepojený s firemným systémom a spoľahlivo fungovať aj v mobile.
Čo si všímať pri výbere telefónneho systému pre malú firmu
Pri výbere telefónneho systému treba zvážiť viacero faktorov. Zvoľte riešenie, ktoré zvládne objem vašich hovorov, ponúka automatickú obsluhu pre efektívne vybavovanie a kvalitnú zákaznícku podporu. Systém by mal jednoducho prepájať obľúbené biznis nástroje ako Salesforce, Microsoft či Google Workspace, podporovať videohovory, SMS aj aplikáciu pre iOS a Android, aby bola komunikácia jednotná bez ohľadu na počet používateľov.
Počet telefónnych liniek, ktoré vaša firma potrebuje, sa môže líšiť. Ideálne je mať ich toľko, aby zvládli všetky paralelné hovory vašich kolegov vrátane interných volaní na tímovú komunikáciu.
Ako fungujú PBX a VoIP systémy
PBX (Private Branch Exchange) je privátna telefónna sieť vo firme, ktorá umožňuje smerovanie a presun hovorov či tvorbu skupín. Môže byť prevádzkovaná lokálne alebo v cloude. Medzi výhody PBX pre malé firmy patrí škálovateľnosť, pokročilé funkcie a možnosť využitia IP, analógových aj softvérových telefónov.
VoIP (Voice Over Internet Protocol) naopak využíva na hovory internetové pripojenie. Podporuje hovory v reálnom čase, neobmedzené volania, videomítingy, SMS a často ponúka aj hlasovú schránku do e-mailu či prepis správ.
PBX verzus VoIP: Čo je lepšie?
Voľba medzi PBX a VoIP závisí od potrieb firmy. PBX ponúka väčšiu kontrolu nad komunikáciou aj kvalitou hovorov a často je vhodnejší pre väčšie firmy fungujúce v kancelárii.
VoIP je flexibilnejší a lacnejší. Je ideálny pre firmy s roztrúsenými tímami, keďže umožňuje volať aj z počítača či mobilu. VoIP služby sa dajú ľahko rozširovať, ponúkajú aktualizácie aj doplnkové moduly.
Top 8 telefónnych systémov pre malé firmy
1. RingCentral: Všetko v jednom – telefonovanie, video a tímové správy, silné CRM integrácie a volania do zahraničia.
2. Nextiva: Cloudové riešenie s kvalitnou podporou, pokročilými funkciami a spoľahlivosťou v USA a Kanade.
3. Ooma: Výborná kvalita hovorov, biznis služby, virtuálna ústredňa, zelené aj lokálne čísla.
4. Dialpad: AI hlasové služby a správy s integráciou Google Workspace a Salesforce.
5. Vonage: Silné mobilné a desktopové aplikácie, spoľahlivé VoIP, vysoká kvalita hovorov a množstvo funkcií.
6. Grasshopper: Ideálne pre majiteľov firiem a podnikateľov, biznis číslo dostupné aj v mobile.
7. GoTo Connect: Kombinované VoIP telefonické a videokonferenčné služby pre firmy.
8. Microsoft Teams: Primárne tímový nástroj s možnosťou volaní, ktorý prepája všetky komunikačné riešenia.
Voľba správneho systému je o pochopení potrieb firmy a možností jednotlivých služieb. Majitelia by mali zvážiť počet liniek, integráciu so softvérom aj úroveň zákazníckej podpory. To, či zvoliť PBX alebo VoIP, závisí od povahy a spôsobu využitia systému.
Nejde len o telefonovanie. Systém zlepší celú firemnú komunikáciu – správy, videohovory, hlasovú schránku do e-mailu aj CRM prepojenia. Najlepší telefónny systém je ten, ktorý sedí vašim potrebám. Preskúmajte možnosti a nájdite ten pravý.
