ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุด: คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับปี 2024

ในยุคที่ธุรกิจกำลังเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัล การเลือกระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก...

ในยุคที่ธุรกิจกำลังเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัล การเลือกระบบโทรศัพท์ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ระบบโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กควรมีการส่งข้อความที่ราบรื่น, ข้อความเสียง, การประชุมผ่านวิดีโอ, การบันทึกการโทร, การจัดเส้นทางการโทร, การโอนสาย และอื่นๆ ไม่ว่าคุณจะชอบบริการโทรศัพท์บนคลาวด์หรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแบบดั้งเดิม ควรผสานรวมได้ดีกับระบบโทรศัพท์สำนักงานของคุณและมีฟังก์ชันการทำงานที่แข็งแกร่งบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

สิ่งที่ควรมองหาในระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เมื่อเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณา ควรมองหาระบบที่สามารถรองรับปริมาณการโทรของธุรกิจคุณ มีระบบตอบรับอัตโนมัติสำหรับการจัดการการโทรที่มีประสิทธิภาพ และมีการสนับสนุนลูกค้าที่ดีเยี่ยม ระบบโทรศัพท์ควรผสานรวมได้ง่ายกับเครื่องมือธุรกิจยอดนิยม เช่น Salesforce, Microsoft และ Google Workspace และควรสนับสนุนการโทรผ่านวิดีโอ, SMS และมีแอปพลิเคชันมือถือสำหรับอุปกรณ์ iOS และ Android เพื่อให้การสื่อสารเป็นหนึ่งเดียวไม่ว่าจะมีผู้ใช้กี่คนก็ตาม

จำนวนสายโทรศัพท์ที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องการอาจแตกต่างกันไป ควรมีสายเพียงพอที่จะรองรับการโทรพร้อมกันที่สมาชิกทีมของคุณทำ ซึ่งรวมถึงการโทรภายนอกและการโทรภายในสำหรับการส่งข้อความและการประสานงานของทีม

ทำความเข้าใจกับระบบ PBX และ VoIP

ระบบ PBX (Private Branch Exchange) เป็นเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวภายในบริษัทของคุณที่ช่วยให้สามารถจัดเส้นทางการโทร, โอนสาย และสร้างกลุ่มการโทรได้ สามารถโฮสต์ได้ทั้งในสถานที่หรือเป็นระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ประโยชน์ของระบบโทรศัพท์ PBX สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ได้แก่ ความสามารถในการขยายตัว, ฟีเจอร์ขั้นสูง และความสามารถในการใช้โทรศัพท์ IP, โทรศัพท์แอนะล็อกหรือโทรศัพท์แบบดั้งเดิม และซอฟต์โฟน

ในทางกลับกัน ระบบโทรศัพท์ VoIP (Voice Over Internet Protocol) ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณในการโทร รองรับการโทรด้วยเสียงแบบเรียลไทม์, การโทรไม่จำกัด, การประชุมผ่านวิดีโอ และการส่งข้อความ โดยทั่วไปจะมีฟีเจอร์เช่น การส่งข้อความเสียงไปยังอีเมลและการถอดข้อความเสียง

PBX vs VoIP: อันไหนดีกว่า?

การเลือกใช้ระบบโทรศัพท์ PBX หรือ VoIP ขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจคุณ ระบบ PBX ให้การควบคุมการสื่อสารธุรกิจและคุณภาพการโทรที่ดีกว่า มักจะเหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานที่ตั้งอยู่แล้ว

อย่างไรก็ตาม ระบบ VoIP มีความยืดหยุ่นมากกว่าและมักจะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นที่น้อยกว่า ระบบเหล่านี้เหมาะกับธุรกิจที่มีทีมงานระยะไกล เนื่องจากอนุญาตให้พนักงานโทรจากแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปหรือโทรศัพท์มือถือ บริการ VoIP ยังมาพร้อมกับการอัปเกรด, ส่วนเสริม และง่ายต่อการขยาย

8 ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุด

1. RingCentral: ระบบโทรศัพท์, วิดีโอ และการส่งข้อความทีมในหนึ่งเดียว พร้อมการผสานรวม CRM ที่แข็งแกร่งและความสามารถในการโทรระหว่างประเทศ

2. Nextiva: ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่มีการบริการลูกค้าที่ดีเยี่ยม, ฟีเจอร์การจัดการการโทรขั้นสูง และบริการที่เชื่อถือได้ทั่วสหรัฐอเมริกาและแคนาดา

3. Ooma: มีชื่อเสียงในด้านคุณภาพการโทรที่ยอดเยี่ยม ให้บริการโทรศัพท์ธุรกิจหลากหลายรวมถึงระบบโทรศัพท์เสมือน, หมายเลขโทรฟรี และบริการหมายเลขท้องถิ่น

4. Dialpad: เสนอการบริการเสียงและการส่งข้อความที่ขับเคลื่อนด้วย AI พร้อมการผสานรวมกับ Google Workspace และ Salesforce

5. Vonage: มีชื่อเสียงในด้านแอปพลิเคชันมือถือและเดสก์ท็อปที่แข็งแกร่ง Vonage เสนอการบริการ VoIP ที่แข็งแกร่งพร้อมคุณภาพการโทรที่ดีและฟีเจอร์การโทรมากมาย

6. Grasshopper: เหมาะสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและผู้ประกอบการ ให้หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจผ่านโทรศัพท์มือถือ

7. GoTo Connect: เสนอการบริการโทรศัพท์ VoIP สำหรับธุรกิจและโซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอในหนึ่งเดียว

8. Microsoft Teams: แม้จะเป็นเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันของทีมเป็นหลัก แต่ Teams ได้เพิ่มความสามารถในการโทรที่ผสานรวมกับระบบการสื่อสารโดยรวม

การเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่เหมาะสมคือการเข้าใจความต้องการของธุรกิจคุณและวิธีที่บริการโทรศัพท์ที่เป็นไปได้สามารถตอบสนองได้ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กควรพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับจำนวนสายโทรศัพท์ที่ต้องการ ความสามารถของระบบในการผสานรวมกับซอฟต์แวร์และกระบวนการทำงานที่มีอยู่ และระดับการสนับสนุนลูกค้าที่ผู้ให้บริการเสนอ ไม่ว่าจะเป็นระบบ PBX หรือ VoIP ที่เหมาะสมที่สุดจะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจและการใช้งานที่ตั้งใจไว้ของระบบ

อย่าลืมว่าไม่ใช่แค่การโทรศัพท์เท่านั้น ระบบโทรศัพท์สามารถยกระดับการสื่อสารทางธุรกิจได้ โดยมีฟีเจอร์เช่น การส่งข้อความในทีม การประชุมผ่านวิดีโอ การส่งข้อความเสียงไปยังอีเมล และการเชื่อมต่อกับ CRM ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ดีที่สุดคือระบบที่มีฟีเจอร์และบริการหลากหลายที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณ ดังนั้น ใช้เวลาในการค้นคว้า แล้วคุณจะพบสิ่งที่เหมาะสมที่สุด