Els sistemes de Resposta de Veu Interactiva (IVR) han estat clau per transformar els centres de trucades, les PBX i els contact centers. Milloren l’experiència dels clients amb serveis més àgils i aplicacions telefòniques més accessibles. La veu guia del sistema IVR és fonamental: aquests missatges acompanyen els usuaris pel sistema i fan que la gestió de trucades sigui més fluida.
Què són els missatges de l'IVR?
Els missatges de l’IVR són les indicacions de veu que escolten els usuaris quan interactuen amb un sistema telefònic automàtic. Inclouen missatges d'espera, de benvinguda, menús i instruccions, tot plegat per guiar l’usuari pel sistema. S’enregistren amb professionals de veu o amb programari de text a veu.
Com puc enregistrar un missatge IVR?
Primer, prepara els teus guions IVR. Han de ser senzills, clars i recollir tot allò imprescindible que l’usuari pugui necessitar.
Després pots contractar un actor/actriu de veu o un servei professional per enregistrar-lo. Valora veus bilingües, com artistes hispanoparlants, per arribar a més gent. Alternativament, també pots utilitzar programari de text a veu.
Quan l’enregistrament estigui llest, cal editar els arxius d’àudio per garantir-ne la claredat i coherència, i així obtenir un resultat professional.
Diferència entre IVR i missatge/indicació
L’IVR és tot el sistema de resposta interactiva, que inclou el disseny, el funcionament i la gestió. El missatge o indicació és una part de l’IVR: la veu o el missatge que escolta l’usuari mentre navega pel sistema IVR.
Quin format d’àudio fa servir l’IVR?
Els formats d’àudio estàndard per a IVR són WAV o MP3. Són compatibles amb moltes plataformes i garanteixen bona qualitat de so. El format concret dependrà dels requisits del teu sistema telefònic.
Diferència clau entre un missatge i una indicació IVR
Una indicació és un missatge IVR concret pensat per donar instruccions a l’usuari perquè actuï. Un missatge IVR pot ser qualsevol enregistrament durant la trucada (benvinguda, missatges d’espera o horaris).
Com puc pujar una gravació de veu IVR?
Pujar una gravació IVR depèn del teu sistema o proveïdor. Normalment s’accedeix al portal d’administració, es va a la secció de missatges o gravacions i s’hi penja l’arxiu d’àudio. Consulta sempre les instruccions del proveïdor.
Què s’ha de dir en el missatge?
El contingut del missatge IVR depèn del seu objectiu. Mantingues-lo clar, breu i respectuós. Saluda el client, dona la informació necessària i guia’l cap als pròxims passos.
8 millors programes i apps per gravar IVR
- Twilio: Destaca per la flexibilitat i API potents. Admet IVR personalitzat amb missatges i gravacions.
- Genesys: Líder en experiència de client, té IVR avançat, amb regulació i gravació dinàmica.
- Avaya: Les seves solucions de contact center inclouen IVR avançat i serveis professionals de gravació de veu.
- Nuance: Solucions amb IVR i assistència automàtica, amb text a veu avançat i reconeixement vocal en diversos idiomes.
- 8x8: IVR complet amb gestió fàcil de missatges i gravacions professionals de veu.
- Five9: Plataforma al núvol amb funcions IVR i autoservei potents.
- Aspect: Ofereix IVR d’autoservei i assistència d’agent per a una experiència fluida.
- NICE inContact: Inclou IVR i ACD per a rutes i autoservei, apte per a qualsevol mida de contact center.
Tingues en compte les necessitats específiques, l’experiència de client i els preus abans d'escollir un programari.
Els missatges de veu IVR són essencials als call centers moderns i als sistemes PBX. Defineixen l’experiència del client i faciliten les interaccions. Apostar per missatges i gravacions de qualitat millora la imatge i el servei de la teva empresa.
Per aprofundir en l’IVR, utilitza e-learning, demostracions, testimonis i podcasts. Fes servir professionals de veu per aconseguir enregistraments atractius i naturals.
Sigui una gravació pròpia o subcontractada, prioritza sempre la claredat, la professionalitat i la qualitat. Amb una bona planificació, l’IVR pot esdevenir clau per millorar la interacció i el servei al client.
