A mesura que el món empresarial es digitalitza, triar el sistema telefònic adequat és clau per a una petita empresa. El millor sistema per a petites empreses hauria d'oferir missatgeria fluida, bústia de veu, videoconferències, gravació de trucades, distribució i desviament de trucades, i més. Tant si prefereixes un sistema al núvol com un telèfon d'escriptori tradicional, s'ha d'integrar bé a l'oficina i oferir funcions potents en dispositius mòbils.
Què cal tenir en compte en un sistema telefònic per a petites empreses
Quan tries el sistema telefònic per a una petita empresa, hi intervenen diversos factors. Cerca un sistema capaç de gestionar el volum de trucades, amb recepcionista automàtica per atendre-les i bon servei d'atenció al client. S'hauria d'integrar fàcilment amb eines com Salesforce, Microsoft i Google Workspace, i permetre videotrucades, SMS i aplicació mòbil per a iOS i Android, unificant la comunicació sense importar el nombre d'usuaris.
El nombre de línies telefòniques necessàries pot variar. Cal assegurar que els membres de l'equip puguin fer trucades simultànies, tant externes com internes, per coordinar-se i treballar en equip.
Entendre els sistemes PBX i VoIP
Un sistema PBX (Private Branch Exchange) és una xarxa telefònica privada dins l'empresa amb distribució de trucades, transferències i grups de timbrada. Pot allotjar-se a l'empresa o al núvol. Els avantatges inclouen escalabilitat, funcions avançades i la possibilitat d'utilitzar telèfons IP, tradicionals o aplicacions de programari.
Per la seva banda, un sistema VoIP (Voice Over Internet Protocol) utilitza la connexió a Internet per fer trucades. Permet veu en temps real, trucades il·limitades, videoreunions i missatgeria, i sovint inclou bústia de veu al correu electrònic i transcripció.
PBX o VoIP: què és millor?
La tria entre PBX i VoIP depèn de les necessitats del negoci. Els PBX donen més control i millor qualitat de trucada, ideals per a empreses grans amb oficina física.
Els sistemes VoIP són més flexibles i econòmics. Són ideals per a equips remots, ja que permeten trucar des del mòbil o l'escriptori, i són fàcils de millorar i escalar.
Els 8 millors sistemes telefònics per a petites empreses
1. RingCentral: Solució tot en un: telèfon, vídeo i missatgeria d'equip amb integració CRM i trucades internacionals.
2. Nextiva: Sistema al núvol amb gran atenció al client, funcions avançades de trucades i servei fiable als EUA i al Canadà.
3. Ooma: Destaca per la qualitat de trucada i serveis com a sistema virtual, número gratuït i números locals.
4. Dialpad: Servei de veu i missatges amb IA i integració amb Google Workspace i Salesforce.
5. Vonage: Bones apps per a mòbil i escriptori, servei VoIP sòlid i alta qualitat de trucades amb moltes funcions.
6. Grasshopper: Ideal per a autònoms; ofereix un número d'empresa sobre el mòbil.
7. GoTo Connect: Solució combinada de VoIP empresarial i videoconferència.
8. Microsoft Teams: Més que una eina col·laborativa, Teams permet trucades integrades al seu sistema de comunicacions.
Escollir el sistema telefònic adequat implica conèixer les necessitats del negoci i si el servei les pot cobrir. Cal considerar les línies necessàries, la compatibilitat amb el programari i fluxos de treball existents, i el nivell de suport al client. La millor tria entre PBX i VoIP depèn del tipus de negoci i de l’ús previst.
No es tracta només de fer trucades. Un sistema telefònic pot reforçar la comunicació, oferint missatgeria d'equip, videoconferència, bústia al correu i integració CRM. Els millors sistemes s'adapten a les necessitats reals de l'empresa. Pren-te temps per comparar i trobaràs la solució idònia.
