Röstinspelningar för IVR är inte så komplicerade. Och med den Ultimata Guiden till Röstinspelningar för Interaktiva Röstmeddelandesystem kan vi göra det ännu enklare.

Interaktiva röstmeddelandesystem, även kända som IVR-system, har funnits med oss ett tag, och flernivå-IVR-system används fortfarande främst för samtalsdirigering och hantering av inkommande samtal och samtalsköer av olika typer av företag. Denna typ av system hjälper till att hantera samtalsfördelning och hålla samtalsflödet igång, samt bibehålla väntetider, vilket förbättrar kundupplevelsen. Röstinspelningar för IVR-system hjälper också till när det gäller att hänvisa förstagångsringare till rätt avdelning.

Dessa telefonsystem kombinerar TTS-teknologier eller standard förinspelade meddelanden med DTMF (Dual-tone multi-frequency) och möjliggörs av CTI-teknologi.

I huvudsak är dessa systems roll att fungera som en ACD och välkomna inringarna till telefonsamtalet eller interagera med dem istället för en faktisk agent, hålla dem kvar i linjen och ge dem information. Det automatiserade röstmeddelandesystemet hjälper också till vid driften av automatiserade samtalsdistributionscenter. 

Förståeligt nog är röstinspelningar för IVR (interaktivt röstrespons) mycket viktiga. Det gör ju allt prat — bokstavligen. Så det är avgörande att denna automatiska telefonist låter rätt. Men hur gör man det? Och hur skapar man en IVR-röstinspelning från början? Denna guide kommer att leda dig genom allt detta och lite till, så häng med och lär dig allt om det.

Vad är interaktiva röstmeddelanden (IVMS)?

Vi har kortfattat gått igenom IVR-system, men låt oss gå djupare in på IVR och IVMS. Som vi redan nämnt fungerar interaktiva röstrespons-system i huvudsak som automatiserade agenter.

Du behöver bara använda IVR- eller IVMS-menyalternativen och välja det alternativ som intresserar dig. Det är ungefär som att prata med en riktig agent, naturligtvis under förutsättningen att allt fungerar korrekt. Ett IVR-system bör vara ordentligt utformat.

Det inkluderar att meddelandet är lätt att förstå, informativt och också lätt att lyssna på. Om dessa villkor uppfylls kommer det att leda till högre kundnöjdhet och underlätta underhållet av kundrelationshantering (CRM). 

Vad är interaktiv röstigenkänning (IVR)?

Som vi nämnt är interaktiv röstigenkänning en form av att komma åt IVR-menyn. Vissa program är skapade på ett sätt som tillåter kunden att helt enkelt interagera med sin röst. Det är mycket enkelt och sparar dig besväret med att använda menyn.

IVR-system används generellt för att hantera hög samtalsvolym till en minimal kostnad. De är mycket interaktiva och, som vi nämnt, sparar dig besväret med att prata med en riktig agent.

Men när förstahandslösning inte fungerar kan kunder som ringer in behöva att den automatiska telefonisten överför dem till en riktig kontaktcenteragent, så det är viktigt att allt går smidigt. Trots allt behöver ett IVR-system ett system, en databas, teleutrustning och sin egen infrastruktur för att fungera.

Nuförtiden kan IVR-teknologi göra mycket för dig. Det inkluderar att meddela dig om kontosaldon, komma åt kontoinformation, ställa in eller ändra PIN-koder eller lösenord, söka upp information, göra betalningar och överföra medel, och så vidare.

En annan viktig del av IVR är den tidigare nämnda menyn. Det är ett svarssystem som tillåter kunder att använda IVR-systemet, och det hanterar kundsamtal. Du kan komma åt det med en enkel tonvalstangentmetod eller med din röst, beroende på programmeringen.

Förbereda ditt röstinspelningsprojekt

Innan du dyker in i ditt IVR-arbete för ett VoIP-system, behöver du göra två huvuduppgifter: förstå vem du riktar dig till och skapa ett övertygande manus.

Först, överväg vem som kommer att interagera med ditt IVR-arbete. Är de bekanta med centersoftware eller är det deras första gång att använda ett sådant system? Vad är deras preferenser? Hur kommunicerar de? Denna insikt är avgörande, särskilt om din röstinspelning är integrerad i lokala CRM-system.

Till exempel, om din målgrupp är yngre, kan en rolig och livlig röst vara lämplig. Men för en professionell miljö kan en mer seriös ton vara mer passande. Att välja rätt röst säkerställer att ditt budskap når fram till lyssnaren och förenklar deras upplevelse.

Skapa ett bra manus

Nästa steg är manuset, en viktig del om du vill effektivisera användarens resa genom ditt VoIP- eller IVR-system. Tänk på det som en karta för din VR-inspelning. Det bör vara enkelt och koncist.

Fundera på de vanliga frågor eller information som användare kan söka och se till att ditt manus täcker dessa. Håll språket enkelt, nästan som om du pratar med en vän. Denna metod säkerställer tydlighet och lättförståelighet, särskilt när det integreras med centersystem.

När du skriver ditt manus, ange var betoning behövs, var du ska pausa eller var en viss känsla ska förmedlas. Sådana markeringar hjälper röstskådespelaren att leverera innehållet effektivt, vilket förbättrar användarens upplevelse.

Med en klar förståelse för din publik och ett väl förberett manus är du redo att påbörja ditt röstprojekt. Oavsett om det är för lokala system eller molnbaserade VoIP, är den första interaktionen användarna har ofta genom din röstinspelning. Se till att det inte bara är en hälsning, utan ett varmt och informativt välkomnande!

Fördelar och nackdelar med att använda IVMS

Det finns flera viktiga fördelar med IVMS. En särskilt viktig fördel är möjligheten att optimera tillgängligheten, även utanför vanliga öppettider.

Att tillåta självbetjäning sparar också pengar och tid för företaget eftersom de kan rikta sina anställda mot mer komplexa projekt istället för att låta dem spendera tid i callcentret med att svara på enkla frågor. IVMS kan också vara användbart när kunden inte kan prata i telefon.

Det finns dock också nackdelar med IVMS-system. De kan spara pengar, men beroende på ett företags specifika behov kan införandet av IVMS kosta mer än att ha ett callcenter. Dessutom kanske de inte alltid ger kunderna de svar de behöver, vilket kan lämna dem felinformerade eller förvirrade.

Till skillnad från IVR, som gör det möjligt för kunder att lämna ett meddelande eller boka en återuppringning genom att ge ut sitt telefonnummer eller till och med få den information de behöver, kan IVMS vara mer komplicerat. Dessutom kan IVMS inte överföra dig till rätt avdelning om du gör ett misstag när du dirigerar ett samtal eftersom det i huvudsak bara handlar om SMS-utbyte.

Hur du använder Speechify för dina röstbehov

Speechify är en text-till-tal-tjänst som kan omvandla vilken text som helst till en ljudinspelning. Med Speechify kan du omvandla PDF-filer, Google Docs, artiklar och till och med faktiska böcker till en ljudfil på bara några minuter i realtid.

Speechify har en omfattande samling av olika röster som låter realistiska och är lätta att lyssna på. Det finns också en mängd olika språk, vilket gör det användbart även för icke-engelsktalande användare. Speechify har också mycket överkomliga priser och är tillgängligt på nästan alla enheter.

Det är därför TTS-tjänster, som Speechify, kan vara den perfekta IVR-lösningen för röstbrevlådeautomatisering. Dessutom kan Speechify också användas om du behöver en röstinspelning som kan spelas upp under väntetider.

Framför allt är dessa TTS-läsare idealiska för IVR-system, eftersom de vanligtvis har mycket naturtrogna röster och kan lugna och informera människor. Eller, åtminstone, hålla dem kvar i linjen tills de är redo att bli överförda till en callcenteroperatör.

Hur kan Speechify hjälpa med dina IVM-behov?

IVM inkluderar olika röstutsändningsmetoder som stöds av automatiserad outsourcing och telefonsystem. Och, Speechify-röster är så mångsidiga att du kan använda dem för alla typer av interaktiva röstmeddelandesystem.

Specifikt är Speechify och liknande verktyg utmärkta för anpassade röstutsändningar och röstöverlägg behov för samtalsinspelning på grund av prisvärdhet och mångsidighet. Prissättningen är återigen överkomlig, vilket är ett bra erbjudande för småföretagare som försöker spara budget.

Som vi har nämnt är självbetjäning bekvämt och viktigt, och Speechify kan hjälpa till med det också. Dessutom behöver du inte oroa dig för språk tillgänglighet när du letar efter den perfekta röstöverläggsleverantören eftersom Speechify har många språk att välja mellan. Det är bra eftersom många kontaktcenter betjänar en stor kundbas.

Speechify är också bra eftersom du kan bläddra och lyssna på de olika rösterna innan du bestämmer dig, vilket innebär att du kan ta dig tid att välja den perfekta rösten för dina IVM-behov. Slutligen låter rösterna mycket realistiska, och de naturliga språkvalen är utmärkta, vilket förbättrar kundupplevelsen och användningen.

Vanliga frågor

Vilket är det bästa IVR-systemet?

Några av de bästa IVR-programvarorna som finns tillgängliga just nu inkluderar VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk och CloudTalk.

Varför använda IVMS?

Ett IVMS kan vara särskilt hjälpsamt under tider med hög samtalsvolym, vilket gör det möjligt för kunder att få den information de behöver genom självbetjäning.

Vilka är de bästa IVR-praktikerna?

Det finns flera metoder som kan förbättra användningen av IVR och kundupplevelsen. Till exempel, göra alternativen lätta att förstå, ha en mänsklig röst, erbjuda kunden möjligheten att kopplas till en kundtjänstoperatör, ha en väntetid med erbjudanden, uppmuntra användare att koppla till andra kanaler, och erbjuda den som ringer både IVR och IVMS.