Voice-overs til IVR er ikke så komplicerede. Og med den Ultimative Guide til Voice-overs for Interaktive Telefonsystemer kan vi gøre det endnu lettere.

Interaktive telefonsystemer, også kendt som IVR-systemer, har været med os i et stykke tid, og flertrins IVR-systemer bruges stadig primært til opkaldsdirigering og håndtering af indgående opkald og opkaldskøer af forskellige typer virksomheder. Denne type system hjælper med at styre opkaldsfordeling og holde opkaldsflowet i gang samt opretholde ventetider, hvilket hjælper med at forbedre kundeoplevelsen. Voice-overs til IVR-systemer hjælper også, når det kommer til at henvise førstegangskaldere til den rigtige afdeling.

Disse telefonsystemer kombinerer TTS teknologier eller standard forudindspillede beskeder med DTMF (Dual-tone multi-frequency) og muliggøres af CTI-teknologi.

Grundlæggende fungerer disse systemer som en ACD og byder opkalderne velkommen til telefonsamtalen eller engagerer sig med dem i stedet for en faktisk agent, holder dem på linjen og giver dem information. Det automatiserede telefonsystem hjælper også med driften i automatiserede opkaldsdistributionscentre. 

Det er forståeligt, at voice-overs til IVR (interaktiv stemmerespons) er meget vigtige. Når alt kommer til alt, er det dem, der taler — bogstaveligt talt. Så det er afgørende, at denne automatiske betjening lyder korrekt. Men hvordan kan du gøre det? Og hvordan laver du en IVR voice-over i første omgang? Denne guide vil lede dig igennem alt dette og mere, så bliv hængende og lær alt om det.

Hvad er interaktiv stemmemeddelelse (IVMS)?

Vi har kort gennemgået IVR-systemer, men lad os gå mere i detaljer med IVR og IVMS. Som vi allerede har nævnt, fungerer interaktive stemmerespons-systemer i bund og grund som automatiserede agenter.

Du skal blot bruge IVR- eller IVMS-menuindstillingerne og vælge den mulighed, der interesserer dig. Det er stort set som at tale med en faktisk agent, selvfølgelig under forudsætning af, at det hele fungerer korrekt. Et IVR-system skal være ordentligt designet.

Det inkluderer, at beskeden skal være let at forstå, informativ og også behagelig at lytte til. Hvis disse betingelser er opfyldt, vil det føre til højere kundetilfredshed og lette vedligeholdelsen af kundehåndteringssystemer (CRM). 

Hvad er interaktiv stemmegenkendelse (IVR)?

Som vi har nævnt, er interaktiv stemmegenkendelse en måde at få adgang til IVR-menuen på. Visse programmer er skabt på en måde, der tillader kunden blot at interagere ved hjælp af deres stemme. Det er meget nemt og sparer dig for besværet med at bruge menuen.

IVR-systemer anvendes generelt til at håndtere høj opkaldsvolumen til en minimal omkostning. De er meget interaktive og, som vi har nævnt, sparer dig for besværet med at tale med en faktisk agent.

Men når førstegangsløsning ikke fungerer, kan klienter, der foretager indgående opkald, have brug for, at den automatiske betjening overfører dem til en faktisk kontaktcenteragent, så det er vigtigt, at alt går glat. Når alt kommer til alt, har en IVR brug for et system, en database, teleudstyr og sin egen infrastruktur for at fungere.

I dag kan IVR-teknologi gøre meget for dig. Det inkluderer at give dig besked om kontosaldi, få adgang til kontoinformation, opsætte eller ændre pinkoder eller adgangskoder, søge efter information, foretage betalinger og overføre midler, og så videre.

En anden vigtig del af IVR er den førnævnte menu. Det er et respons-system, der giver kunderne mulighed for at betjene IVR-systemet, og det håndterer kundernes opkald. Du kan få adgang til det med en simpel tastaturmetode eller med din stemme, afhængigt af programmeringen.

Forberedelse til dit voice-over projekt

Før du dykker ned i dit IVR-arbejde for et VoIP-system, skal du gøre to hovedting: forstå, hvem du henvender dig til, og udarbejde et overbevisende manuskript.

Først skal du overveje, hvem der vil interagere med dit IVR-arbejde. Er de bekendt med centersoftware, eller er det deres første gang, de bruger et sådant system? Hvad er deres præferencer? Hvordan kommunikerer de? Denne indsigt er afgørende, især hvis din voice-over er integreret i on-premises CRM-systemer.

For eksempel, hvis din målgruppe er yngre, kan en sjov og livlig stemme være passende. Men for en professionel indstilling kan en mere seriøs tone være mere passende. At vælge den rigtige stemme sikrer, at dit budskab resonerer med lytteren og gør deres oplevelse mere strømlinet.

At få et godt manuskript på plads

Næste skridt er manuskriptet, en vigtig del, hvis du vil optimere brugerens rejse gennem dit VoIP- eller IVR-system. Tænk på det som køreplanen for din VR-optagelse. Det skal være enkelt og præcist.

Overvej de almindelige spørgsmål eller informationer, brugerne kan søge, og sørg for, at dit manuskript adresserer dem. Hold sproget enkelt, næsten som om du taler med en ven. Denne tilgang sikrer klarhed og let forståelse, især når det integreres med centersoftware.

Når du udarbejder dit manuskript, angiv hvor der skal lægges vægt, hvor der skal pauses, eller hvor en bestemt følelse skal formidles. Sådanne markeringer hjælper stemmeskuespilleren med at levere indholdet effektivt, hvilket forbedrer brugeroplevelsen.

Med en klar forståelse af dit publikum og et veltilrettelagt manuskript er du klar til at gå i gang med dit voice-over projekt. Uanset om det er til on-premises systemer eller cloud-baseret VoIP, er den første interaktion brugerne har ofte gennem din stemmeoptagelse. Sørg for, at det ikke bare er en hilsen, men en varm og informativ velkomst!

Fordele og ulemper ved at bruge IVMS

Der er flere vigtige fordele ved IVMS. En særlig væsentlig fordel er evnen til at optimere tilgængeligheden, selv uden for normale åbningstider.

Selvbetjening sparer også penge og tid for virksomheden, da de kan lede deres medarbejdere mod mere komplekse projekter i stedet for at bruge tid i callcenteret på at besvare simple spørgsmål. IVMS kan også være nyttigt, når kunden ikke kan tale i telefon.

Der er dog også ulemper ved IVMS-systemer. De kan spare penge, men afhængigt af en virksomheds specifikke behov kan det koste mere at integrere IVMS end at have et callcenter. Desuden giver de måske ikke altid kunderne de svar, de har brug for, hvilket efterlader dem misinformerede eller forvirrede.

I modsætning til IVR, som gør det muligt for kunder at efterlade en besked eller planlægge et opkald ved at give deres telefonnummer eller endda få den information, de har brug for, kan IVMS være mere udfordrende. Desuden kan IVMS ikke overføre dig til den rigtige afdeling, hvis du laver en fejl, når du dirigerer et opkald, da det i bund og grund kun handler om SMS-udveksling.

Sådan bruger du Speechify til dine voice-over behov

Speechify er en tekst-til-tale tjeneste, der kan omdanne enhver tekstformat til en lydoptagelse. Med Speechify kan du omdanne PDF'er, Google Docs, artikler og endda bøger til en lydfil på få minutter.

Speechify har en omfattende samling af forskellige stemmer, der lyder realistiske og er behagelige at lytte til. Det har også en række forskellige sprog, hvilket gør det anvendeligt for ikke-engelsktalende brugere. Speechify har også meget overkommelige priser og er tilgængelig på næsten alle enheder.

Derfor kan TTS tjenester som Speechify være den perfekte IVR-løsning til automatisering af telefonsvarer. Desuden kan Speechify også bruges, hvis du har brug for en stemmeoptagelse, der kan afspilles under ventetider.

Vigtigst af alt er disse TTS-læsere ideelle til IVR-systemer, da de normalt har meget livagtige stemmer og kan berolige og informere folk. Eller i det mindste holde dem på linjen, indtil de er klar til at blive overført til en callcenter-operatør.

Hvordan kan Speechify hjælpe med dine IVM-behov?

IVM inkluderer forskellige metoder til stemmeudsendelse understøttet af automatiseret outsourcing og telefonsystemer. Og Speechify-stemmer er så alsidige, at du kan bruge dem til alle typer interaktive stemmemeddelelsessystemer.

Specifikt er Speechify og lignende værktøjer fremragende til skræddersyet stemmeudsendelse og voice-over behov for opkaldsoptagelse på grund af deres overkommelige priser og alsidighed. Priserne er igen overkommelige, hvilket er en god aftale for små virksomhedsejere, der forsøger at spare på budgettet.

Som vi har nævnt, er selvbetjening praktisk og vigtig, og Speechify kan også hjælpe med det. Derudover behøver du ikke bekymre dig om sprogtilgængelighed, når du leder efter den perfekte voice-over udbyder, da Speechify har mange sprog at vælge imellem. Det er fantastisk, fordi mange kontaktcentre betjener en stor kundebase.

Speechify er også fantastisk, da du kan gennemse og tjekke de forskellige stemmer, før du beslutter dig, hvilket betyder, at du kan tage dig god tid til at vælge den perfekte stemme til dine IVM-behov. Endelig lyder stemmerne meget realistiske, og de naturlige sprogindstillinger er fremragende, hvilket forbedrer kundeoplevelsen og brugen.

FAQ

Hvad er det bedste IVR-system?

Nogle af de bedste IVR-software, der er tilgængelige i øjeblikket, inkluderer VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk og CloudTalk.

Hvorfor bruge IVMS?

Et IVMS kan være særligt nyttigt i perioder med høj opkaldsvolumen, da det giver kunderne mulighed for at få de oplysninger, de har brug for, via selvbetjening.

Hvad er de bedste IVR-praksisser?

Der er flere praksisser, der kan forbedre brugen af IVR og kundeoplevelsen. For eksempel at gøre valgmulighederne lette at forstå, have en menneskelignende stemme, tilbyde kunden muligheden for at forbinde til en callcenter-operatør, have ventetid med reklamer, opfordre brugere til at forbinde til andre kanaler og tilbyde opkalderen både IVR og IVMS.