IVR-ääninäyttelyt eivät ole kovin monimutkaisia. Ja, Ultimate Guide to Voice Overs for Interactive Voice Messaging Systems -oppaalla voimme tehdä siitä vielä helpompaa.

Interaktiiviset puheviestintäjärjestelmät, tunnetaan myös nimellä IVR-järjestelmät, ovat olleet käytössämme jo jonkin aikaa, ja monitasoisia IVR-järjestelmiä käytetään edelleen pääasiassa puheluiden reitittämiseen ja saapuvien puheluiden sekä puhelujonojen hallintaan eri tyyppisissä yrityksissä. Tällainen järjestelmä auttaa hallitsemaan puheluiden jakelua ja pitämään puheluliikenteen sujuvana sekä ylläpitämään odotusaikoja, mikä parantaa asiakaskokemusta. IVR-järjestelmien ääninäyttelyt auttavat myös ohjaamaan ensikertalaisia soittajia oikeaan osastoon.

Nämä puhelinjärjestelmät yhdistävät TTS-teknologiat tai valmiiksi nauhoitetut viestit DTMF:n (Dual-tone multi-frequency) kanssa, ja ne mahdollistaa CTI-teknologia.

Näiden järjestelmien rooli on toimia ACD:nä ja toivottaa soittajat tervetulleiksi puheluun tai olla vuorovaikutuksessa heidän kanssaan oikean agentin sijasta, pitäen heidät linjalla ja tarjoten heille tietoa. Automaattinen puheviestintäjärjestelmä auttaa myös automaattisissa puhelunjakokeskuksissa. 

On ymmärrettävää, että IVR:n (interaktiivinen puhevaste) ääninäyttelyt ovat erittäin tärkeitä. Loppujen lopuksi se tekee kaiken puhumisen — kirjaimellisesti. Siksi on tärkeää, että tämä automaattinen vastaaja kuulostaa oikealta. Mutta miten se tehdään? Ja miten teet IVR-ääninäyttelyn alun perin? Tämä opas johdattaa sinut läpi kaiken tämän ja vielä enemmän, joten pysy mukana ja opi kaikki siitä.

Mitä on interaktiivinen puheviestintä (IVMS)?

Olemme lyhyesti käsitelleet IVR-järjestelmiä, mutta mennään tarkemmin IVR:ään ja IVMS:ään. Kuten jo mainitsimme, interaktiiviset puhevastejärjestelmät toimivat käytännössä automaattisina agenteina.

Sinun tarvitsee vain käyttää IVR- tai IVMS-valikkovaihtoehtoja ja valita mikä tahansa vaihtoehto, joka kiinnostaa sinua. Se on melkein kuin puhuisit oikealle agentille, tietysti sillä edellytyksellä, että kaikki toimii oikein. IVR-järjestelmän tulisi olla asianmukaisesti suunniteltu.

Tähän sisältyy viestin helppo ymmärrettävyys, informatiivisuus ja myös helppo kuunneltavuus. Jos nämä ehdot täyttyvät, se johtaa korkeampiin asiakastyytyväisyyslukuihin ja helpottaa asiakassuhteiden hallintaa (CRM). 

Mitä on interaktiivinen puheentunnistus (IVR)?

Kuten olemme maininneet, interaktiivinen puheentunnistus on tapa käyttää IVR-valikkoa. Tietyt ohjelmat on luotu siten, että asiakas voi yksinkertaisesti olla vuorovaikutuksessa käyttämällä ääntään. Se on erittäin helppoa ja säästää vaivan käyttää valikkoa.

IVR-järjestelmiä käytetään yleensä palvelemaan suurta puhelumäärää mahdollisimman pienin kustannuksin. Ne ovat erittäin vuorovaikutteisia ja, kuten olemme maininneet, säästävät vaivan puhua oikealle agentille.

Kuitenkin, kun ensimmäisen puhelun ratkaisu ei toimi, saapuvia puheluita soittavat asiakkaat saattavat tarvita automaattista vastaajaa siirtämään heidät oikealle asiakaspalvelijalle, joten on tärkeää, että kaikki sujuu sujuvasti. Loppujen lopuksi IVR tarvitsee järjestelmän, tietokannan, puhelinlaitteet ja oman infrastruktuurinsa toimiakseen.

Nykyään IVR-teknologia voi tehdä paljon puolestasi. Se sisältää muun muassa tilitietojen ilmoittamisen, tilitietojen tarkastelun, PIN-koodien tai salasanojen asettamisen tai muuttamisen, tietojen etsimisen, maksujen suorittamisen ja varojen siirtämisen.

Toinen keskeinen osa IVR:ää on edellä mainittu valikko. Se on vastausjärjestelmä, joka mahdollistaa asiakkaiden IVR-järjestelmän käytön ja käsittelee asiakaspuheluita. Voit käyttää sitä yksinkertaisella näppäimistömenetelmällä tai äänelläsi, riippuen ohjelmoinnista.

Valmistautuminen ääninäyttelyprojektiisi

Ennen kuin sukellat IVR-työhösi VoIP-järjestelmää varten, sinun on tehtävä kaksi pääasiaa: ymmärrä, kenelle puhut, ja luo houkutteleva käsikirjoitus.

Ensinnäkin, mieti, kuka on vuorovaikutuksessa IVR-työsi kanssa. Ovatko he tuttuja keskuksen ohjelmistojen kanssa vai onko tämä heidän ensimmäinen kertansa käyttämässä tällaista järjestelmää? Mitkä ovat heidän mieltymyksensä? Miten he kommunikoivat? Tämä tieto on ratkaisevan tärkeää, erityisesti jos ääninäyttelysi on integroitu paikan päällä oleviin CRM-järjestelmiin.

Esimerkiksi, jos kohdeyleisösi on nuorempaa, hauska ja elävä ääni saattaa olla sopiva. Kuitenkin ammattimaisessa ympäristössä vakavampi sävy saattaa olla sopivampi. Oikean äänen valitseminen varmistaa, että viestisi resonoi kuuntelijan kanssa, sujuvoittaen heidän kokemustaan.

Hyvän käsikirjoituksen laatiminen

Seuraavana on käsikirjoitus, joka on olennainen osa, jos haluat sujuvoittaa käyttäjän matkaa VoIP- tai IVR-järjestelmäsi kautta. Ajattele sitä VR-tallenteesi tiekarttana. Sen tulisi olla selkeä ja ytimekäs.

Mieti yleisiä kysymyksiä tai tietoja, joita käyttäjät saattavat etsiä, ja varmista, että käsikirjoituksesi vastaa niihin. Pidä kieli yksinkertaisena, ikään kuin keskustelisit ystävän kanssa. Tämä lähestymistapa takaa selkeyden ja helpon ymmärrettävyyden, erityisesti kun se on integroitu keskuksen ohjelmistoon.

Kun laadit käsikirjoitustasi, merkitse, mihin tarvitaan painotusta, taukoa tai tietyn tunteen välittämistä. Tällaiset merkit auttavat ääninäyttelijää toimittamaan sisällön tehokkaasti, parantaen käyttäjän kokemusta.

Kun tunnet yleisösi hyvin ja käsikirjoitus on huolellisesti valmisteltu, olet valmis aloittamaan ääniprojektisi. Olipa kyseessä paikalliset järjestelmät tai pilvipohjainen VoIP, käyttäjien ensimmäinen kosketus on usein äänitallenteesi kautta. Varmista, että se ei ole vain tervehdys, vaan lämmin ja informatiivinen vastaanotto!

IVMS:n edut ja haitat

IVMS:llä on useita tärkeitä etuja. Erityisen merkittävä etu on mahdollisuus optimoida saatavuus myös tavanomaisten aukioloaikojen ulkopuolella.

Itsepalvelun mahdollistaminen säästää myös yrityksen rahaa ja aikaa, sillä työntekijät voidaan ohjata monimutkaisempiin projekteihin sen sijaan, että he viettäisivät aikaansa puhelinkeskuksessa vastaamassa yksinkertaisiin kysymyksiin. IVMS voi olla hyödyllinen myös silloin, kun asiakas ei pysty puhumaan puhelimessa.

IVMS-järjestelmillä on kuitenkin myös haittoja. Ne voivat säästää rahaa, mutta yrityksen erityistarpeista riippuen IVMS:n käyttöönotto saattaa maksaa enemmän kuin puhelinkeskuksen ylläpito. Lisäksi ne eivät aina anna asiakkaille tarvittavia vastauksia, jättäen heidät väärinymmärretyiksi tai hämmentyneiksi.

Toisin kuin IVR, joka mahdollistaa asiakkaiden jättää viestin tai aikatauluttaa takaisinsoiton antamalla puhelinnumeronsa tai jopa saada tarvitsemansa tiedot, IVMS voi olla hankalampi. Lisäksi IVMS ei pysty yhdistämään oikeaan osastoon, jos teet virheen puhelun ohjaamisessa, koska se pohjautuu käytännössä vain tekstiviestien vaihtoon.

Kuinka käyttää Speechifyä äänitarpeisiisi

Speechify on tekstistä puheeksi -palvelu, joka voi muuttaa minkä tahansa tekstimuodon äänitallenteeksi. Speechifyn avulla voit muuttaa PDF-tiedostot, Google Docs -dokumentit, artikkelit ja jopa kirjat äänitiedostoksi vain muutamassa minuutissa.

Speechifyllä on laaja kokoelma erilaisia ääniä, jotka kuulostavat realistisilta ja ovat helppoja kuunnella. Se tukee myös monia eri kieliä, mikä tekee siitä käyttökelpoisen myös ei-englanninkielisille käyttäjille. Speechify tarjoaa erittäin edullisia hintoja ja on saatavilla lähes kaikilla laitteilla.

Siksi TTS-palvelut, kuten Speechify, voivat olla täydellinen IVR-ratkaisu vastaajapalvelun automatisointiin. Lisäksi Speechifyä voidaan käyttää, jos tarvitset äänitallenteen, joka voi soida odotusaikoina.

Tärkeintä on, että nämä TTS-lukijat ovat ihanteellisia IVR-järjestelmiin, sillä niissä on yleensä erittäin luonnollisen kuuloisia ääniä, jotka voivat rauhoittaa ja informoida ihmisiä. Tai ainakin ne pitävät heidät linjalla, kunnes he ovat valmiita siirtymään puhelinkeskuksen operaattorille.

Kuinka Speechify voi auttaa IVM-tarpeissasi?

IVM sisältää erilaisia äänilähetysmenetelmiä, joita tukevat automatisoitu ulkoistus ja puhelinjärjestelmät. Ja Speechifyn äänet ovat niin monipuolisia, että voit käyttää niitä kaikentyyppisissä interaktiivisissa ääniviestijärjestelmissä.

Erityisesti Speechify ja vastaavat työkalut ovat erinomaisia räätälöityihin äänilähetyksiin ja ääninäyttely-tarpeisiin puhelutallennuksissa edullisuuden ja monipuolisuuden vuoksi. Hinnoittelu on jälleen edullista, mikä on loistava diili pienyrittäjille, jotka yrittävät säästää budjettia.

Kuten olemme maininneet, itsepalvelu on kätevää ja tärkeää, ja Speechify voi auttaa siinäkin. Lisäksi sinun ei tarvitse huolehtia kielivalikoimasta etsiessäsi täydellistä ääninäyttelypalvelua, sillä Speechify tarjoaa monia kieliä, joista voit valita. Tämä on hienoa, koska monet yhteyskeskukset palvelevat laajaa asiakaskuntaa.

Speechify on myös loistava, koska voit selata ja kokeilla eri ääniä ennen päätöksen tekemistä, mikä tarkoittaa, että voit rauhassa valita täydellisen äänen IVR-tarpeisiisi. Lopuksi, äänet kuulostavat erittäin realistisilta, ja luonnollisen kielen vaihtoehdot ovat erinomaisia, parantaen asiakaskokemusta ja käyttöä.

UKK

Mikä on paras IVR-järjestelmä?

Joihinkin parhaisiin tällä hetkellä saatavilla oleviin IVR-ohjelmistoihin kuuluvat VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk ja CloudTalk.

Miksi käyttää IVMS:ää?

IVMS voi olla erityisen hyödyllinen suurten puhelumäärien aikana, jolloin asiakkaat voivat saada tarvitsemansa tiedot itsepalvelun kautta.

Mitkä ovat parhaat IVR-käytännöt?

On useita käytäntöjä, jotka voivat parantaa IVR:n käyttöä ja asiakaskokemusta. Esimerkiksi vaihtoehtojen tekeminen helposti ymmärrettäviksi, ihmismäisen äänen käyttäminen, asiakkaalle mahdollisuus yhdistää puhelinkeskuksen operaattoriin, mainosaikojen hyödyntäminen, käyttäjien kannustaminen yhdistämään muihin kanaviin sekä soittajalle tarjotaan sekä IVR että IVMS.