হিসাবরক্ষকদের জন্য সেরা উৎপাদনশীলতা অ্যাপ

হিসাবরক্ষকরা ফাইন্যান্স ইন্ডাস্ট্রির অন্যতম ব্যস্ত পেশাজীবী। তারা কমপ্লায়েন্স, আর্থিক প্রতিবেদন, হিসাবরক্ষণ, ট্যাক্স ফাইলিং, কর ছাড় ইত্যাদির দায়িত্বে থাকেন। ক্লায়েন্টদের জন্য যা করেন, নিজের কাজেও প্রায় একই পরিশ্রম দিতে হয়।

তাই সফল হিসাবরক্ষণ ফার্ম চালানোর মূল চাবিকাঠি হলো সংগঠিত থাকা, উৎপাদনশীল থাকা ও নির্ভুল থাকা। কিন্তু এগুলো একা হাতে করা কঠিন। এক্সেল এবং গুগল ড্রাইভ ছাড়িয়ে, এর জন্য দরকার বিশেষ উৎপাদনশীলতা অ্যাপ আর হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার।

আপনি যদি কাজে নিজের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে চান, এখানের অ্যাপগুলো আপনার বেশ কাজে লাগবে।

Quickbooks

Quickbooks সবচেয়ে জনপ্রিয় হিসাবরক্ষণ উৎপাদনশীলতা টুলগুলোর একটি। ডেক্সটপ ও ব্রাউজার–ভিত্তিক দুই ধরনের সংস্করণ আছে, তবে দ্বিতীয়টি বেশি আপডেটেড ও আধুনিক।

হিসাবরক্ষকরা নানা ধরনের অ্যাপ ব্যবহার করেন। কিন্তু Quickbooks কেন এত আলাদা? এটি অনেকটা ওয়ার্ডপ্রেসের মতো, কারণ এতে রয়েছে প্রচুর অ্যাপ ইন্টিগ্রেশন।

এটি একটি পূর্ণাঙ্গ CRM সমাধান, যাতে PayPal, Dropbox, Trello-র মতো শীর্ষ অ্যাপ আগে থেকেই ইন্টিগ্রেট করা আছে।

এটি হিসাবরক্ষকদের দ্রুত ক্লায়েন্টদের রিপ্লাই দেওয়া, বিলিং, রেকর্ড মেইনটেইন করা, ব্যাংক একাউন্টের লাইভ ফিড দেখা, আর যেকোনো স্থান থেকে একাধিক ক্লায়েন্ট অ্যাকাউন্ট ম্যানেজের সুযোগ দেয়। এছাড়া রয়েছে সাশ্রয়ী সাবস্ক্রিপশন প্ল্যান, যা Xero, Zoho এবং অনুরূপ সফটওয়্যারের থেকে আলাদা।

AuditFile

হিসাবরক্ষণ প্রতিষ্ঠানের মালিকদের জন্য শক্তিশালী অডিটিং প্রক্রিয়া জরুরি, অভ্যন্তরীণ কাজের জন্য যেমন, তেমনি ক্লায়েন্টদের জন্যও। এই জায়গায় AuditFile বেশ কাজে আসে।

পাবলিক হিসাবরক্ষক ও ছোট–মাঝারি প্রতিষ্ঠানে AuditFile ব্যবহার করে বিভিন্ন ইন্ডাস্ট্রির স্ট্যান্ডার্ড সহজেই মেনে চলা যায়। এতে হিসাবরক্ষকরা প্রক্রিয়া রিভিউ করে উচ্চ পেশাদার মান বজায় রাখতে পারেন।

একই সাথে, অ্যাপটি রিয়েল-টাইম ডাটার সাহায্যে বিভিন্ন ক্লায়েন্ট প্রতিষ্ঠানের নির্ভুল রিভিউ সম্ভব করে। কম দক্ষতাসম্পন্ন ব্যবহারকারীরও সহজে ফিনান্সিয়াল স্টেটমেন্ট তৈরি করা যায়।

Fyle

Fyle বহুল ব্যবহৃত এক্সপেন্স ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার, যা হিসাবরক্ষণ প্রতিষ্ঠানের জন্য দারুণ উপযোগী। কর্মীদের ব্যয় ম্যানেজমেন্টের জন্য এটি একটি নির্ভরযোগ্য হিসাবরক্ষণ অ্যাপ।

প্রত্যেক হিসাবরক্ষকই জানেন, বিস্তারিত ও নির্ভুল ডেটা ইমপোর্ট কতটা গুরুত্বপূর্ণ। কারণ ব্যয়–প্রতিটি ব্যবসার মূল জায়গা, বিশেষ করে ট্যাক্স সিজন ও বাজেট মিটিংয়ের সময়।

Fyle-কে আলাদা করে তোলে Slack ও কর্মী–ক্লায়েন্টদের ব্যবহৃত জনপ্রিয় অ্যাপগুলোর ইন্টিগ্রেশন। এর ডিজাইনে ক্রেডিট কার্ড রিকনসিল, ব্যাংক স্টেটমেন্ট তৈরি ও রিয়েল-টাইম অ্যাক্টিভিটি মনিটরিং বেশ সহজ।

এটি একাই একাধিক অ্যাপের কাজ করে এবং অনেক ম্যানুয়াল ঝামেলা কমিয়ে দেয়।

Canopy

Canopy পেশাদার হিসাবরক্ষকদের জন্য প্রকল্প ব্যবস্থাপনা টুল। এতে একসাথে ক্লাউড ও ডেস্কটপ উৎপাদনশীলতা অ্যাপ বদলানো ছাড়াই প্রয়োজনীয় টুল ব্যবহার করা যায়।

এতে ক্লায়েন্ট রেকর্ড মেইনটেইন, টু-ডু লিস্ট শেয়ার করা ও ক্লায়েন্ট নোটিফিকেশন নেওয়ার ব্যবস্থা রয়েছে।

এছাড়াও এতে কাস্টম ডকুমেন্ট স্টোরেজ ও কমপ্রীহেন্সিভ ফাইল ম্যানেজমেন্ট ড্যাশবোর্ড আছে। ক্লায়েন্ট ইন্টারঅ্যাকশন অটোমেশন করে এবং সব টিমের কাজ ওয়ার্কফ্লো অনেক সহজ করে দেয়।

বোনাস হিসেবে, এতে অনলাইন পেমেন্ট সার্ভিসসহ বিলিং তথ্য ও ইনভয়েস তৈরির সুবিধা আছে। দ্রুত পেমেন্ট পেতে হিসাবরক্ষকদের জন্য এটি যথেষ্ট কার্যকর।

Workzone

হিসাবরক্ষকদের নিজেদের কাজের পাশাপাশি ক্লায়েন্টদের আর্থিক রেকর্ডও সামলাতে হয়। এতে কাজের পরিমাণ অনেক বেড়ে যায়, প্রয়োজনে শক্তভাবে মাইক্রো–ম্যানেজ করতেও হয়। তাই সংগঠনের দক্ষতা এখানে ভীষণ গুরুত্বপূর্ণ।

Workzone এমন একটি উৎপাদনশীলতা সফটওয়্যার, যা কোম্পানির প্রকল্প ট্র্যাক, ম্যানেজ ও অর্গানাইজ করতে এবং বিভিন্ন বিভাগকে সমন্বিতভাবে কাজ করতে সহায়তা করে।

গ্রাফ ও চার্টভিত্তিক ভিজ্যুয়াল ইন্টারফেস আছে, যা দিয়ে প্রকল্পের রোডম্যাপ বানানো ও অগ্রগতি ট্র্যাক করা যায়। Kanban বোর্ডে টাস্ক মনিটর, কাজ ডেলিগেট, অ্যাসাইনমেন্ট তৈরি, নোট নেওয়া—সবই সম্ভব।

দলের সদস্য যতই হোক না কেন, এটি বিশ্লেষণ ও রিপোর্ট জেনারেশনের ক্ষেত্রে একটি শক্তিশালী টুল।

actiTIME

উৎপাদনশীলতা বাড়াতে চাইলে সময়ের সেরা ব্যবহার জানা জরুরি। কিন্তু ভালো টাইম ট্র্যাকিং ছাড়া সেটা বোঝা মুশকিল।

actiTIME হলো নতুন প্রজন্মের টাইম ট্র্যাকিং টুল। এতে কস্ট ট্র্যাকিং, বেতন বিশ্লেষণ, কাস্টম ইনভয়েস, বিলিং ও ডেটা অ্যানালাইসিসের অটোমেটেড ফিচার আছে।

actiTIME বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ, উপস্থাপনা ও স্প্রেডশিট তৈরি, উৎপাদনশীলতা বাড়ানো এবং কমমূল্যের প্রশাসনিক কাজ দ্রুত সমাধানে সাহায্য করতে পারে।

সবচেয়ে ভালো হলো, প্রাইসিং মডেল সহজ। ৩ জন পর্যন্ত ছোট ব্যবসা ও সেলফ–এমপ্লয়েড হিসাবরক্ষকরা বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারবেন। বড় টিমগুলোও ফ্রি ট্রায়ালে সুবিধা পাবে।

Speechify

Speechify একটি ঐতিহ্যগত হিসাবরক্ষণ সফটওয়্যার নয়। তবে ফার্মে রেকর্ড সংরক্ষণে এটি বেশ কাজের, কারণ এর মাধ্যমে প্রবন্ধ, রিপোর্ট, ডাকুমেন্ট ও চেকলিস্ট অডিও ফাইলে বদলে ফেলা যায়। অডিও রেকর্ড রেখে অনেক ক্ষেত্রে সুবিধা পাওয়া যায়।

এর টেক্সট টু স্পিচ প্রযুক্তিতে Speechify প্রায় যেকোনো কনটেন্টকে ভাষণে রূপ দিতে পারে– ছবি থেকে স্ক্যান করা ডকুমেন্ট এবং ওয়েব পেজ পর্যন্ত।

অনেক হিসাবরক্ষক Speechify ব্যবহার করেন রিপোর্ট স্মার্টফোনে সহজে শোনার জন্য। ধরুন, আপনাকে ইন্টারনাল অডিট, ক্লায়েন্ট প্রজেক্ট, দলের ব্যয় রিপোর্ট কিংবা সোশাল মিডিয়া ও LinkedIn মেসেজ যাচাই করতে হবে।

কিন্তু সবই শেষ মুহূর্তের কাজ, বসে পড়ার মতো সময় হাতে নেই।

Speechify ওই রিপোর্টগুলোকে উন্নত অডিও ফরম্যাটে রূপান্তর করে দিতে পারে। মানব-সদৃশ কণ্ঠে শুনতে পারবেন, বিভিন্ন উপভাষা বেছে নেওয়া ও প্লেব্যাক স্পিড বাড়ানোও সম্ভব।

আপনি গড় পাঠের গতির চেয়ে প্রায় পাঁচগুণ দ্রুত রিপোর্ট শুনে ফেলতে পারবেন।

চোখ ক্লান্ত হয়ে গেলেও Speechify দিয়ে প্রয়োজনীয় রিপোর্ট কানে শুনে নেওয়া যায়। Speechify-র iOS, অ্যান্ড্রয়েড, Windows ও Mac সংস্করণ রয়েছে।

অ্যাডমিন এন্ট্রির ঝামেলা ছাড়াই আপনি হার্ড কপি স্ক্যান করে সহজেই অডিও ফাইলে রূপ দিতে পারবেন, এরপর ইচ্ছে মতো ডিভাইসে শেয়ার করতে পারবেন।

আপনি যদি Speechify ট্রাই করতে চান নিজের ফার্মে, তাহলে এখনই দ্রুত রেজিস্ট্রেশন সেরে ফেলতে পারেন।