Sistem pesanan suara interaktif, juga dikenali sebagai sistem IVR, sudah lama wujud dan sistem IVR pelbagai peringkat masih digunakan terutamanya untuk mengurus dan mengagih panggilan masuk serta barisan panggilan oleh pelbagai syarikat. Sistem ini membantu mengurus pengagihan dan aliran panggilan, serta mengekalkan masa menunggu, yang akhirnya memperbaiki pengalaman pelanggan. Voice over untuk sistem IVR juga membantu mengarahkan pemanggil kali pertama ke jabatan yang betul.

Sistem telefon ini menggabungkan TTS atau mesej pratulis bersama DTMF (dual-tone multi-frequency) dan diwujudkan oleh teknologi CTI.

Fungsi utama sistem ini ialah bertindak sebagai ACD dan menyambut pemanggil atau berinteraksi sebagai pengganti ejen, mengekalkan mereka di talian sambil memberi maklumat. Sistem pesanan suara automatik juga membantu operasi di pusat agihan panggilan automatik. 

Tidak hairanlah voice over untuk IVR sangat penting kerana ia akan menjadi suara utama sistem. Jadi, penting untuk pastikan suara auto attendant kedengaran tepat. Tapi bagaimana caranya? Dan bagaimana menghasilkan voice over IVR? Panduan ini akan terangkan dengan jelas, jadi baca sampai habis untuk ketahui lebih lanjut.

Apa itu pesanan suara interaktif (IVMS)?

Kita telah menyentuh secara ringkas tentang sistem IVR, tapi mari teliti perbezaan IVR dan IVMS pula. Seperti disebutkan tadi, sistem pesanan suara interaktif sebenarnya bertindak sebagai ejen automatik.

Anda hanya perlu gunakan pilihan menu IVR/IVMS dan pilih mana-mana pilihan yang anda mahu. Ia seolah-olah seperti bercakap dengan ejen, selagi sistem ini berfungsi dengan baik. Sistem IVR perlu direka bentuk dengan betul.

Ini termasuk mesej yang jelas, informatif dan mudah didengar. Jika semua ini dipenuhi, tahap kepuasan pelanggan akan meningkat dan pengurusan hubungan pelanggan (CRM) jadi lebih mudah. 

Apa itu pengecaman suara interaktif (IVR)?

Seperti disebutkan, pengecaman suara interaktif ialah kaedah untuk mengakses menu IVR. Sesetengah program membenarkan pelanggan guna suara sahaja, tanpa perlu menekan menu. Ia sangat mudah dan menjimatkan usaha.

Sistem IVR biasanya digunakan untuk mengurus jumlah panggilan tinggi dengan kos rendah. Ia interaktif dan mengurangkan keperluan bercakap dengan ejen secara terus.

Namun, jika penyelesaian panggilan pertama gagal, pemanggil mungkin perlukan auto attendant untuk disambungkan ke ejen pusat panggilan sebenar, jadi semua proses mesti lancar. IVR memerlukan sistem, pangkalan data, peralatan telefon dan infrastruktur sendiri untuk berfungsi.

Kini, teknologi IVR boleh melakukan banyak perkara: beri notis baki akaun, akses maklumat akaun, ubah PIN/kata laluan, mencari info, membuat pembayaran/transaksi dan sebagainya.

Satu bahagian utama IVR adalah menu seperti disebut tadi. Ia membolehkan pelanggan mengoperasikan IVR dan mengurus panggilan mereka. Anda boleh akses menggunakan keypad nada sentuh atau dengan suara, bergantung pada program tersebut.

Persediaan untuk projek voice over anda

Sebelum mula kerja IVR untuk sistem VoIP, ada dua perkara utama: fahami siapa sasaran anda dan cipta skrip yang menarik.

Mula-mula, fikirkan siapa yang akan berinteraksi dengan IVR anda. Adakah mereka biasa dengan perisian pusat atau ini kali pertama? Apa keutamaan mereka? Bagaimana cara komunikasi mereka? Pemahaman ini penting, terutama jika voice over anda diintegrasi dalam sistem CRM premis sendiri.

Contohnya, untuk sasaran lebih muda, suara ceria dan santai mungkin lebih sesuai. Untuk suasana profesional, pilih nada lebih serius. Pilihan suara yang tepat boleh membantu mesej anda sampai dan memudahkan pengalaman mereka.

Cara sediakan skrip yang bagus

Seterusnya ialah skrip, komponen penting untuk pengalaman VoIP/IVR yang lancar. Anggap skrip ini sebagai peta rakaman suara anda. Pastikan ia ringkas dan jelas.

Fikirkan pertanyaan biasa atau info yang selalu dicari pengguna dan pastikan skrip anda menjawabnya. Gunakan bahasa mudah, seperti berbual dengan kawan. Cara ini bantu jelas dan mudah difahami, terutama bila diintegrasi dalam perisian pusat.

Semasa menulis skrip, tandakan bahagian penting, di mana perlu berhenti, atau sampaikan emosi tertentu. Petunjuk ini akan membantu artis voice over menyampaikan kandungan dengan berkesan dan meningkatkan pengalaman pengguna.

Dengan pemahaman jelas tentang audiens dan skrip yang siap, anda boleh mulakan projek voice over anda. Sama ada untuk sistem di premis atau VoIP awan, interaksi pertama pengguna biasanya melalui rakaman suara anda. Pastikan ia bukan sekadar sapaan, tetapi sambutan yang mesra dan informatif!

Kelebihan dan kekurangan penggunaan IVMS

Ada beberapa kelebihan IVMS. Yang utama, ia mampu tingkatkan ketersediaan, termasuk di luar waktu pejabat.

Self-service juga jimat wang dan masa syarikat kerana kakitangan boleh fokus pada tugas lebih kompleks berbanding hanya menjawab soalan mudah di pusat panggilan. IVMS berguna apabila pelanggan tidak boleh bercakap di telefon.

Namun, IVMS juga ada kekurangan. Ia boleh jimatkan kos, tapi mungkin juga lebih mahal berbanding guna pusat panggilan, bergantung pada keperluan syarikat. Selain itu, kadangkala tidak dapat berikan jawapan tepat, menyebabkan pelanggan keliru.

Berbeza dengan IVR yang benarkan pelanggan tinggalkan mesej atau jadualkan panggilan semula, IVMS kurang fleksibel. Ia tidak mampu pindahkan panggilan ke jabatan betul jika tersilap, kerana asasnya hanya pertukaran SMS.

Cara guna Speechify untuk keperluan voice over anda

Speechify ialah perkhidmatan text-to-speech yang boleh tukarkan apa-apa format teks kepada rakaman audio. Dengan Speechify, anda boleh tukar PDF, Google Docs, artikel, malah buku jadi fail audio hanya dalam beberapa minit masa sebenar.

Speechify menawarkan pelbagai suara yang realistik dan sedap didengar. Ia juga menyokong banyak bahasa, jadi sesuai untuk pengguna bukan Inggeris. Selain itu, harga Speechify berpatutan dan boleh digunakan di hampir semua peranti.

Sebab itu, servis TTS seperti Speechify sangat sesuai untuk IVR automatik seperti voicemail. Speechify juga boleh digunakan untuk rakaman suara semasa waktu menunggu.

Paling penting, pembaca TTS ini memang ideal untuk sistem IVR sebab kebanyakan suara sangat realistik dan boleh membuat pelanggan lebih selesa serta maklum. Sekurang-kurangnya, mereka akan kekal di talian sehingga boleh dipindahkan ke operator pusat panggilan.

Bagaimana Speechify bantu untuk keperluan IVM anda?

IVM merangkumi pelbagai kaedah penyiaran suara yang disokong oleh sistem automatik dan telefon. Suara Speechify sangat serbaguna dan boleh digunakan untuk semua jenis sistem pesanan suara interaktif.

Secara khusus, Speechify dan alat seumpamanya sangat sesuai untuk penyiaran suara khas dan voice-over rakaman panggilan kerana murah dan fleksibel. Harga juga sangat berpatutan, amat sesuai untuk perniagaan kecil yang ingin berjimat.

Seperti disebut, self-service amat penting dan Speechify boleh bantu. Anda tak perlu risau tentang pilihan bahasa kerana Speechify menawarkan banyak pilihan. Ini penting sebab pusat panggilan biasanya urus pangkalan pelanggan besar.

Speechify juga bagus kerana anda boleh dengar dan pilih pelbagai suara sebelum buat keputusan — jadi anda boleh ambil masa memilih suara paling sesuai untuk IVM anda. Akhir sekali, suara Speechify sangat realistik dengan pelbagai pilihan bahasa semula jadi untuk pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Soalan Lazim

Apakah sistem IVR terbaik?

Antara perisian IVR terbaik ketika ini ialah VoiceGuide IVR, LiveAgent, LiveVox, SquareTalk dan CloudTalk.

Kenapa guna IVMS?

IVMS sangat membantu semasa tempoh panggilan tinggi, membolehkan pelanggan mendapat maklumat yang diperlukan secara self-service.

Apakah amalan IVR terbaik?

Beberapa amalan boleh tingkatkan penggunaan IVR dan pengalaman pelanggan: misalnya, pilihan menu yang mudah difahami, suara seperti manusia, beri pilihan sambung ke operator pusat panggilan, gunakan waktu menunggu untuk promosi, galakkan guna saluran lain, dan tawarkan IVR serta IVMS kepada pemanggil.